تحول سازمانی
تحول سازمان نوعی تغییر برنامه ریزی شده است که در بافت سازمان صورت می‌گیرد. تکامل مدلهای تغییر برنامه ریزی شده، توسعه و تکامل تحول سازمان را تسهیل کرد. مدل‌ها و نظریه‌ها، ویژگی‌های مهم برخی از پدیده‌ها را در قالب کلمات و تصاویر نشان می‌دهند و ویژگی‌ها را به عنوان متغیرها توصیف می‌کنند و روابط بین متغیرها را معین می‌سازند. نظریه‌های تغییر برنامه ریزی شده، نه تنها روابط بین متغیرها را تشریح می‌کنند بلکه اهمیت متغیرهای دخیل در تغییر را نیز تعیین می‌کنند. نظریه‌های جدید در زمینه تغییر برنامه ریزی شده، باعث شده است تا درک ما از آنچه که در وضعیت‌های تغییر برنامه ریزی شده رخ می‌دهد و همین طور نحوه رخ دادن آنها، افزون شود. در اینجا بر آنیم تا چارچوبی برای اندیشه ورزی در مورد تغییر برنامه ریزی شده ارائه دهیم و این مهم را از طریق ارائه و بررسی چندین مدل، جامه عمل می‌پوشانیم.
نظریه کرت لوین
کرت لوین دو ایده و نظر در مورد تغییر ارائه داد که تا قبل از دهه 1940 حائز اهمیت فراوان بودند.
ایده نخست کرت لوین آن است که آنچه در هر لحظه‌ای از زمان حادث می‌شود برایندی از نیروهای متضاد در یک میدان عمل است. وضعیت فعلی (هر آنچه که اکنون د رحال رخ دادن است) برآیند نیروهایی است که از جهات مختلف فشاور وارد می‌آورند.
برای مثال، سطح تولید یک کارخانه می‌تواند به عنوان نقطه تعادلی حاصل از برآیند دو نیروی متضاد باشد. نیروهایی که تلاش می‌کنند سطح تولید را بالا برند و نیروهایی که برآنند سطح تولید را به سمت پایین سوق دهند. سطح تولید به نحوی متعادل ثابت باقی می‌ماند زیرا میدان نیروها همچنان ثابت باقی می‌ماند. همین طور سطح روحیه کارکنان درون آن کارخانه می‌تواند نقطه تعادل حاصل از برآیند نیروهای متضاد باشد. گرچه ممکن است روحیه، گهگاهی بهتر یا بدتر شود ولی عموماً حول نقطه‌ای تعادلی می‌چرخد که حاصل برآیند نیروهای متضاد است.
برخی از نیروها باعث بالا رفتن روحیه و برخی دیگر سبب کاهش روحیه می‌شوند. با استفاده از تکنیکی که تجزیه و تحلیل میدان نیرو نامیده می‌شود، افراد می‌توانند نیروهای اصلی میدان را تشخیص دهند، آنگاه برای انتقال نقطه تعادل به یک جهت یا سایر جهات، برنامه‌های عملی به کار گیرند. این مفهوم که وضعیت موجود برآیند میدان نیروهاست، خود موضوع بسیار مهمی برای اندیشیدن در مورد پویایی تغییر است.
دومین ایده کرت لوین، یک مدل تغییر است. وی مدعی است که تغییر، فرایندی سه مرحله‌ای دارد:
1- ترک رفتار پیشین (یا وضعیت پیشین)
2- حرکت به سطح جدیدی از رفتار
3- تثبیت مجدد رفتار در سطح جدید
تغییر مستلزم حرکت از یک نقطه تعادل به نقطه تعادلی دیگر است. مثال زیر را در نظر بگیرید:
فرض کنید فردی سیگاری، می‌خواهد سیگار کشیدن را ترک کند. براساس این مدل وی باید از رفتار پیشین (سیگار کشیدن) دست بردارد، یعنی باور کند سیگار کشیدن برای وی مضر است و از این رو کشیدن سیگار را متوقف کند. آنگاه حرکت به طرف رفتار جدید؛ یعنی رفتارش را از حالتی که افراد سیگاری دارند به رفتار یک شخص غیر سیگاری تغییر دهد. نهایتاً رفتاری که دلالت بر ترک سیگار دارد چنان باید دائمی باشد که سیگار نکشیدن به صورت نقطه تعادل جدید درآید. برای تحقق امر این امر وجهت تقویت رفتار جدید لازم است میدان جدیدی از نیروها شکل گیرد.
مدل سه مرحله‌ای کرت لوین، ابزار شناختی مؤثری برای درک وضعیت‌های تغییر است. ادگار شاین این ایده کرت لوین را مورد بررسی قرار داد و به وسیله تعیین سازوکارهای روانشناختی دخیل در هر کدام از مراحل آن را بهبود بخشید.
مدل سه مرحله‌ای فرایند تغییر
مرحله اول: خروج از انجماد (ترک رفتار): ایجاد انگیزه و آمادگی برای تغییر از طریق:
الف – احساس خطا دانستن رفتار قبلی
ب – احساس اضطراب در انجام رفتار قبلی
ج – احساس امنیت روانی از عدم انجام رفتار قبلی
مرحله دوم: تغییر از طریق بازسازی شناختی: کمک به متقاضی تغییر، جهت دیدن، قضاوت کردن و احساس کردن آنچه در پیرامون وی وجود دارد، به نحوی متفاوت و بر پایه نقطه نظرات جدید از طریق:
الف – تعیین هویت متقاضی تغییر با مدل جدید نقش خود
ب – کنکاش در محیط برای دریافت اطلاعات جدید مناسب
مرحله سوم: انجماد مجدد (تثبیت رفتار جدید) : کمک به متقاضی تغییر برای ایجاد یک دیدگاه جدید درباره:
الف- شخصیت فرد
ب – روابط مهم و حساس
در مرحله 1 (خروج از انجماد)، احساس خطا دانستن رفتار پیشین، نوعی ناراحتی ایجاد می‌کند که موجب اضطراب و احساس ناخوشایند در فرد شده و در نهایت در وی نوعی انگیزه برای تغییر ایجاد می‌کند اما تا زمانی که فرد با رفتارهای قبلی راحت و آسوده باشد، تغییر رخ نخواهد داد. ضمناً شخص باید به منظور جایگزینی رفتارهای جدید با رفتارهای پیشین احساس نوعی امنیت روانی کند.
در مرحله 2 (حرکت به طرف رفتار جدید)، شخص به بازسازی شناختی می‌پردازد. شخص برای این که نشان دهد تغییر مطلوب است و ممکن، به یک سلسله اطلاعات و مدارک و شواهد نیاز دارد. این امر از طریق مدل سازی رفتاری یک الگو یا به وسیله گردآوری اطلاعات مناسب از محیط صورت گیرد.
در مرحله 3 (انجماد مجدد یا تثبیت رفتار جدید)، وظیفه عمده، القای رفتارهای جدید به درون نگرش‌ها و شخصیت فرد است. یعنی تثبیت تغییرات، مستلزم نوعی آزمون است تا معلوم شود آنها با فرد یا با محیط‌های اجتماعی فرد، متناسب هستند یا خیر؟ عبارت روابط مهم و حساس، به افراد با نفوذ و مهم در محیط اجتماعی اشاره می‌کند (آیا این افراد صاحب نفوذ و مهم، تغییر را می‌پذیرند و تصویب می‌کنند؟) به اعتقاد ما مدل کرت لوین و بسط این مدل توسط ادگار شاپن، روش‌های بسیار خوبی برای اندیشیدن در مورد برنامه ریزی شده فراهم می‌کند.
مدلهای جدیدتر مدیریت تغییر
اصلاحات دیگری که در مدل کرت لوین صورت گرفته است به وسیله رونالد لیبیت، جین، واتسون و بروس وستلی پیشنهاد شده است. این افراد مدل سه مرحله‌ای لوین را به هفت مرحله زیر بسط دادند:
مرحله 1 : ایجاد نوعی نیاز به تغییر، این مرحله با مرحله خروج از انجماد لوین مطابقت دارد.
مرحله 2 : ایجاد نوعی رابطه تغییر، در این مرحله سیستم متقاضی تغییر، با عامل تغییری که از خارج سیستم دعوت به مشاوره شده است نوعی رابطه کاری برقرار می‌کند.
مرحله 3 : شناخت یا تبیین مشکل سیستم متقاضی تغییر.
مرحله 4 : بررسی راهکارها و اهداف، تدوین اهداف و مقاصد اقدامات عملی.
مرحله 5 : تبدیل اهداف به فعالیت‌های واقعی تغییر، مرحله‌های 3 و 4 و 5 با مرحله دوم مدل کرت لوین یعنی حرکت به سمت وضعیت جدید تطابق دارد.
مرحله 6 : تعمیم و تثبیت تغییر، این مرحله با مرحله انجماد مجدد یا تثبیت مجدد رفتار در مدل کرت لوین مطابقت می‌کند.
مرحله 7 : خاتمه کار عامل تغییر و قطع یا پایان رابطه عامل تغییر با سیستم متقاضی تغییر.
مدل هفت مرحله‌ای لیپیت، جین، واتسون و وستلی، مراحل منطقی در مشاوره تحول سازمان را ارائه می‌دهد. بیشتر کارگزاران و مجریان تحول سازمان و حتی مدیران، نسبت به این مدل آگاهی دارند. مدلهای مشابهی به وسیله لیپیت و فرومن و بورک مطرح شده است. این مدل‌ها یا به عبارتی «نقشه‌های تعیین‌کننده مسیر حرکت» برای اندیشه و تفکر در مورد تغییر سودمند هستند.
مدل تغییر جامع که توسط رالف کیلمن ارائه شده است از نقاط اهرمی بسیار مهمی برخوردار است که برای وقوع تغییر لازم است به آنها توجه شود. این مدل دارای پنج مرحله است:
- تدوین برنامه
- تشخیص مسائل و مشکلات
- تهیه جدول زمانبندی محورهای تغییر
- اجرای مراحل تغییر روی محورهای مورد نظر و
- ارزیابی نتایج
تحقق برنامه‌های تغییر به این صورت یک تا پنج سال به طول می‌انجامد.
تدوین برنامه، مستلزم تعهد و حمایت مدیریت عالی است. تشخیص مسائل و مشکلات، مستلزم نوعی تجزیه و تلحیل کلی از تهدیدات و فرصت‌هایی است که سازمان با آنها مواجه است. این مشکلات و فرصت‌ها محور توجه برنامه‌های تغییر خواهند بود. زمانبندی و اجرای تغییر محورهای مورد نظر که قصد تغییر آنها می‌رود، مستلزم تغییر در نقاط حساس اهرمی است که در همه سازمان‌ها وجود دارد، یعنی نقاطی که اگر خوب عمل کنند، باعث موفقیت سازمان می‌شود. این محورهای پنجگانه عبارتند از:
1ـ محور فرهنگ 2ـ محور مهارتهای مدیریت 3ـ محور تیم سازی 4ـ محور استراتژی – ساختار و 5ـ محور سیستم پاداش.
برنامه‌های تغییر این محورها عبارتند از: برنامه‌های آموزشی، جلسات حل مشکل، زیر سئوال بردن رویه‌ها و شیوه‌های فعلی و غیره. کیلمن این موارد پنجگانه را ذیلاً تشریح می‌کند:
هر کدام از این محورها چه نقشی در سازمان دارند؟ محور فرهنگ، اعتماد، ارتباطات، نشر و اشاعه اطلاعات و تمایل به تغییر در میان اعضا را افزایش می‌دهد. محور مهارتهای مدیریت، همه پرسنل مدیریتی را به روش‌های نوین حل مسائل پیچیده و پیش فرض‌های پنهان، مجهز می‌کند. محور تیم سازی، فرهنگ جدید و مهارتهای نوین را درون هر و احد کاری القا می‌کند. محور استراتژی – ساختار، در ابتدا نوعی طرح استراتژیک تجدید نظر شده یا نوین ایجاد می‌کند و سپس بخش‌ها، دوایر، گروه‌های کاری، مشاغل و همه منابع را در جهت به کارگیری و تحقق استراتژی جدید، سازماندهی می‌کند. محور پاداش، نوعی سیستم پاداش مبتنی بر عملکرد را به وجود می‌آورد که همه تحولات و بهبودهایی را که در محورهای پیشین اشاره شد تأیید کرده، و نگه می‌دارد.
کیلمن مدل خود را در شرکت‌های کداک، فورد، جنرال الکتریک و چند شرکت دیگر آزمود که نتایج خوبی به همراه داشت. ما نیز این روش را به خاطر جامعیتش، تشخیص محورهای پنجگانه به عنوان نقاط اهرمی حساس و همین طور نظر به این که دیدگاه جامعی در مورد تحول سازمان ارائه می‌دهد، توصیه می‌کنیم.
منبع : مدیریت تحول در سازمان وندال، فرنچ – سسیل اچ. بل – ترجمه دکتر سید مهدی الوانی و دکتر حسن دانایی فرد