[vc_row][vc_column][vc_column_text]
درباره مديريت يکي از تعاريف مورد قبول اکثر صاحب نظران و نويسندگان علوم اداري این است:
“مديريت يعني کارکردن با افراد و به وسيله افراد و گروهها براي تحقق هدفهاي سازماني”
براي يك مدير غيرممكن است كه بتواند همه كارهايي را كه براي انجام دادن مأموريت سازمان لازم است، خود به تنهايي انجام دهد. بنابراين كار و مسئوليت انجام دادن آن بايد به ديگران واگذار شود. بدون واگذاري كار و توانمند كردن كه بايد با آن همراه باشد، هيچ مديري نمي تواند از موفقيت دراز مدت برخوردار شود.
يک مدير کار آمد بايد امور را به گونه اي سازمان دهد که خودش فقط به موضوعات عمده بپردازد و بتواند نتايج درخشاني بوجود آورد و يک مدير خوب بايد نخست کارهايي را انجام دهد که در درجه اول اهميت قرار دارد و بهتر است کارهاي با اهميت کمتر و اولويت پائين تر را به ديگران واگذار کند.پیتر دراکر |
تفويض اختيار [1] فرايندي است که توسط آن مدير يا سرپرست، بخشي از اختيار مشروع خود را بدون انتقال مسئوليت نهايي خود به زير دست واگذار مي کند. نکته مهم در تفويض اختيار اين است که مديران را قادر مي سازد تا وظايف اصلي خودشان را که عبارتند از پرداختن به آينده سازمان و پرورش مديران آينده، انجام دهند و خودشان را گرفتار نظارت روزمره نکنند. تفويض اختيار به مديرکمک ميکند تا تمام هم خود را صرف اموري کندکه واقعاً اهميت دارد.
چهار پایه تفویض اختیار
تفویض اختیار اثربخش مستلزم آن است که چهار عامل به افراد ارائه شود تا بتوانند کار يا وظيفه خود را بهتر انجام دهند. برای سهولت یادگیری این چهار رکن و ستون را با چهار (الف) به خاطر بسپارید:
- اطلاعات: درباره عملکرد شرکت به کارکنان اطلاعات لازم داده مي شود. براي مثال در شرکت سيم کو (برزيل) بزرگترين شرکت توليد کننده وسايل و لوازم توليد غذاهاي دريايي، کارکنان از اطلاعات کاملي برخوردارند. اين کارکنان دفاتري در اختيار دارند که در آنها اطلاعات کامل درباره عملکرد شرکت و حقوق مقامات اجرايي در آن گنجانده شده است. همچنين شرکت ترازنامه و صورت جريانات نقد را به همه کارکنان ارائه میکنند.
- آموزش: کارکنان بايستي داراي دانش و مهارت لازم جهت تامين هدفهاي شرکت باشند. شرکتها با اجراي برنامه هايي دانش و مهارت لازم به کارکنان را مي آموزند تا آنها براي تامين هدفهاي شرکت نقشي فعال برعهده گيرند. براي مثال شرکت زيراکس يک برنامه آموزشي ویژه به کارکنان ارائه مي دهد و آنها را از نقاط ضعف و قوت کارهاي انجام شده آگاه مي سازد و افراد بدين وسيله مي توانند جايگاه خود را در هر طرحي تعيين نمايند.
- اختیار:براي اتخاذ تصميمات مهم، کارکنان بايستي از اختیارات کافي برخوردار باشند. براي مثال در شرکت بيمه پرودنشيال تيمهايي از کارکنان اداري، فني و متخصص تشکيل شده اند تا به درخواست بيمه شدگان براي خسارت مورد ادعا تا ۹۵% ميزان درخواست، تصميمات لازم را بگيرند.
- انگیزه: از روش های مختلفی میتوان برای ارتقا انگیزه کارکنان استفاده نمود اعم از مادی و غیر مادی. به عنوان مثال دو راه برای پرداخت پاداش به کارکنان بر اساس عملکرد شرکت آن است که براساس عملکرد شرکت کارکنان در سود سهيم شوند و يا سهام جايزه به آنان تعلق گیرد.
مراقب تفویض این کارها باشید
طبق اصول مديريت بعضي از کارها قابل تفويض نيست. هر کاري حدودي دارد که نبايد از آن تجاوز کرد. در تفويض اختيار، محدوديتهايي را بايد مدنظر داشت و نبايد جز در شرايط استثنايي و فوق العاده آنرا به زيردستان تفويض کرد. از جمله مواردي که مي توان به آن اشاره نمود عبارتند از:
وظایف غیرقابل تفویض
| وظایف | شرح |
|---|---|
| رهبری | سازمان دهی –هدایت و سکانداری یک پروژه یا سازمان |
| استراتژی | برنامه ریزی برای آینده (کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت) - تعیین اهداف و سیاستهای کسب و کار |
| کنترل | نظارت بر عملکرد کلی سازمان و اثربخشی فرآیندها و سیستمهای بازار،کنترل کیفیت، تولید (اجرا جزء وظایف مدیر نیست) |
| کارکنان | نظارت بر اثربخشی سیستمهای پرسنلی و تصمیمهای محرمانه درباره ارتقا، اخراج، مسائل انضباطی |
| مشتریان کلیدی | برقراری ارتباط پایدار با مشتریان کلیدی |
| نتایج | ارزیابی نتایج و دستاوردها (اطمینان از حصول نتیجه) |
| پاداش | طراحی و انتخاب پارامترهای مربوط به مزایا و پاداش ها و تشویقها |
| ارتباطات پایدار با ذی نفعان کلیدی و اطمینان از اثربخشی کانالهای ارتباطی |
| ماتسوشیتا در کتاب “نه برای لقمه ای نان” می نویسد: “من گمان دارم که بیشتر مردم به گونه ای کامل میتوانند بیاموزند کاری را که به آنان واگذار شده به خوبی انجام دهند ….. سرپرست آنان باید همواره تشویقشان کند و به آنان یاری دهد تا بر کاستی هایشان چیره شوند.
انسان ها الماس های نتراشیده ای هستند که مدیران باید همت کنند، وقت بگذارند و سعی کنند آنان را پرداخت بدهند و به جلوه دربیاورند تا قیمتی تر شوند. (کونوسوکی ماتسوشیتا، بنیان گذار شرکت ماتسوشیتا الکتریک در دهه 1920 میلادی، که تولید کننده محصولات National, Panasonic, Technics و چندین برند موفق دیگر است. |
با این 8 گام خیال خود را آسوده کنید – مراحل تفویض اختییار
- آمادگی و برنامه ریزی کار
- واگذاری کار
- نظارت بر پیشرفت کار
- پشتیبانی در اجرا
- کنترل عملکرد و اطمینان از کارآیی
- ارزیابی اثربخشی
- ارائه بازخورد و پاداش
- بهبود مستمر
[1]Delegation of Authority
سایر مطالب مرتبط:
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_masonry_grid post_type=”post” max_items=”6″ order=”ASC” item=”basicGrid_NoAnimation” grid_id=”vc_gid:1538050884770-efabc520-53a5-3″ taxonomies=”107″][vc_masonry_grid post_type=”product” max_items=”2″ element_width=”12″ grid_id=”vc_gid:1538050884769-acc89ec6-94f2-4″ taxonomies=”1619″][/vc_column][/vc_row]