مديران باید از اشتباهات رایج در ارزیابی عملکرد که موجب کاهـش اثر بخشـی و اعتماد کمتر به فرآیند ارزیابی میشود اجتناب کنند.
“خطاي هاله اي ” بیانگر نوعی ارزیابی است که در اثر آن مدیر یک جنبه مثبت از عملکرد کارمند را چنان برجسته می‌‌سازد که سایر جنبه‌های کاری وی تحت الشعاع آن قرار می گیرد.
مثلاً ، مدیر “کیفیت کار” کارمند را “عالی” ارزیابی می‌نماید و سپس به صورتی غیر اصولی سایر جنبه‌ها را “عالی” ارزیابی می کند در حالی که ممکن است سایر جنبه های کار وی فقط “خوب “یا “متوسط” باشند.
عکس این حالت زمانی نیز اتفاق می افتد که مدیران یک جنبه از عملکرد را “ضعیف” ارزیابی می کنند و سپس آن را به سایر جنبه ها تعمیم می دهند.
خطاهاي ديگري نيز ممكن است ناخودآگاه صحت ارزشيابي را تحت تاثير قرار دهند كه درمقاله ديگري به آنها خواهيم پرداخت. این نوع اشتباهات می‌توانند به سرعت اثربخشی یک سیستم ارزیابی را از بین برده و در غایت به روحیه کارمند صدمه بزنند.
اتخاذ راهكارهاي ذيل مي تواند تاثير اين گونه خطاها را كاهش دهد:
1- چگونگی ارائه ارزیابی مکتوب را برنامه ریزی کنید
پیش از جلسه با کارمند به منظور بحث درمورد ارزیابی، چند دقیقه ای را صرف مطالعه مدارک خود نمایید. افکار خود را متمرکز کرده و تصمیم بگیرید که چگونه عمل کنید. به برخی از جنبه های حساس در ارزیابی باید توجه کافی نمود.
افزون بر این آیا می توانید ارزیابی را با مثالهایی از عملکرد کارمند توجیه کنید؟ آیا مدارک شما کامل هستند؟ آیا موضوعهایی وجود دارند که می‌خواهید از طرح آنها اجتناب‌کنید؟ قضاوتهای شما براساس رفتار کارمند یا شخصیت او شکل گرفته است؟ آیا در ارزیابی به نمونه های مشخصی استناد شده است؟ آیا ارزیابی نارسائیهایی را توضیح می دهد که شما قبلاً درمورد آنها با کارمند مشورت نکرده اید؟ اگر چنین است، این موارد ارزش یادآوری دارند؟
صرف چند دقیقه برای برنامه ریزی و تنظیم ارزیابی می تواند از ایجاد اختلاف بین کارکنان جلوگیری نماید و مانع جریحه دار شدن احساسات کارکنان گردد.
2- ارزیابی عملکرد نباید موجب شگفتی شود
ارزیابی کاملاً مستند و مکتوب درخصوص عملکرد هر کارمندی، هنگام ارائه به وی نباید موجب شگفتی او شود. مدیران در طول دوره ارزیابی باید درمورد هر نارسایی مربوط به عملکرد که ذکر آن در ارزیابی حائز اهمیت است با کارکنان مشورت کنند.
بهترین مدیران، زیردستان را از وضعیت خود و چگونگی انجام وظیفه آنها در طول دوره ارزیابی مطلع می کنند. خاطرنشان ساختن ضعف یا نارسایی در زمان ارزیابی موجب توسعه مهارت یا بهبود روحیه کاری کارمند نمی‌شود.
تأکید بیش از حد بر جنبه‌های منفی عملکرد کارمند قبل از تهیه و ارائه ارزیابی موجب عصبانیت و سرخوردگی وی میشود زیرا مدیریت آن جنبه ها را قبلاً به بحث نگذاشته و به او فرصت بهبود و اصلاح نداده است.
3- برنامه‌ای عملیاتی تنظیم نمائید
یک ارزیابی اثر بخش باید به این سؤال پاسخ دهد که: “ما از وضعیتی که‌داریم به کجا می رویم؟”
مدیر باید ارزیابی را برای تفهیم وظایف مهم کارمند که در آینده باید انجام دهد، به دقت مورد استفاده قرار دهد. ارزیابی های قوی یک “نقشه راهنما” برای بهبود عملکرد کارکنان ضعیف فراهم می‌آورند. این نقشه چگونگی بهبود عملکرد و ارزیابی آینده آنها را به وضوح توضیح می‌دهد. هر وقت که امکان داشته باشد، مدیران باید ارزیابی را برای “بالابردن سطح اهداف” کارکنان دارای عملکرد عالی مورد استفاده قرار دهند.
یعنی اهداف جدیدی را تعیین کنند که آنها را به کار و چالشهای بیشتر وادارند. بخش قابل توجهی از زمان هر جلسه ارزیابی باید با تبیین انتظارات و توافق در مورد سطح عملکرد یا اهداف معقول و منطقی جدید، به آینده بپردازد نه گذشته.
4- بعد از جلسه ارزیابی عملکرد خود را بسنجید
پس از ارزیابی درمورد عملکرد خود فکر کنید. آیا خود را به اندازه کافی مهیا کرده بودید؟ آیا شما یا کارمند از نتایج ارزیابی شگفت زده نشده‌اید؟ چگونه می‌توانستید بهتر عمل کنید؟ آیا از جلسه ارزیابی احساس رضایت می کنید؟ آیا کارمند راضی به نظر می رسد؟
اگر جواب منفی است، علت را باید مورد جستجو قرار دهید! و از خود بپرسید چرا این طور شد؟ آیا از این جلسه ارزیابی تجربه‌ای آموخته‌اید؟ چگونه می توانید در آینده از آن استفاده کنید؟
5- ارزیابی را پیگیری کنید
توافقهای حاصله براساس مصاحبه‌های‌ارزیابی را پیگیری کنید تا کارمندان اطمینان یابند که به حمایتهای توافق شده در مراحل مختلف ارزیابی پایبند هستید. پس از مصاحبه ارزیابی، نشان دادن صلاحیت و حسن نیت توسط مدیران حائز اهمیت است. به خصوص پس از پیشنهاد روشهای آموزشی یا شیوه های دیگر برای کمک به کارکنان برای بهبود عملکردشان، حسن نیت بسیار مهم است.
اگر مدیران پس از ارزیابی های عملکرد به تعهدات خود عمل نکنند، مدیریت به سرعت اعتبار خود را از دست می دهد، کارکنان ارزیابی را بیهوده پنداشته و روحیه کاری آنان صدمه خواهد دید. علاوه بر این، کارکنان را در قبال توافقهای حاصله طی مصاحبه ارزیابی متعهد نمائید.
بعد از مصاحبه ارزیابی که طی آن کمبودها خاطرنشان می‌گردد، تحمل کار یک کارمند ضعیف به روش گذشته، کل فرآیند ارزیابی را تضعیف می کند و این مسأله به نفع کارمند نیست. نظرتان را به طور مؤکد به کارکنان دارای توان کمتر بگویید و اطمینان حاصل کنید که انتظارات آنها از خودشان بیشتر شده است.
مدیران با نشان دادن تعهد نسبت به انتظاراتی که در ضمن ارزیابی درمورد آنها مذاکره شده است، دستاورد زیادی کسب می کنند. ارزیابی های عملکرد که کامل وخوب تهیه شده‌اند، گذشته را به طور واقع بینانه بررسی، وضعیت حال را به نحوی صحیح تعریف و فرصتهای آینده را به صورتی روشن ترسیم میکنند.
تهیه پرسشنامه جامع ارزیابی، محتوای آن و پیگیری مدیر پس از روند ارزیابی می تواند موجب “موفقیت یا شکست” هر یک از کارکنان گردیده و عملکرد گروه را شدیداً تحت تأثیر قرار دهد.
مدیران با مقداری وقت اضافه، فکر و تلاش می توانند اثر بخشی ارزیابی را برای سازمان و کارکنان افزایش دهند.