طي حدود سه دهه اخير، نگرش صاحبنظران نسبت به مفهوم و كاركردهاي سازمان و چگونگي طراحي ساختار آن دستخوش تغييرات زيادي شده است. اين تغييرات، هم شكل سازماندهي و هم نوع برخورد با كاركنان و تركيب آن را در بر مي گيرد. سازمان بي مرز، سازمان فاقد سلسله مراتب، كاركنان فرهيخته، شهروند سازماني و امثال آن، برخي از واژگان مورد استفاده در نگرش هاي جديد سازماني را تشكيل مي دهند. گرچه هنوز ساختار سازماني و نگرش حاكم بر سبك هاي مديريتي در سازمان هاي كشور ما نگرشي سنتي است، اما عناصري از نگرش سازماني جديد، نظير كاستن از سطوح مديريت سازمان ها، غني سازي مشاغل، ترويج فرهنگ كار تيمي و نگرش فرآيندي در همان ساختارها و روش هاي قبلي مشاهده مي گردد.
ساختار سازماني فرآيندي
هر ساختار سازماني دو هدف عمده را تعقيب مي كند :
- نشان دهد كه چه كساني براي اجراي اثربخش يك كار، گرد هم جمع آوري شده اند.
- نشان دهد كه در سلسله مراتب سازماني، چه كسي به كدام سطح بالاتر گزارش مي دهد.
يك نمودار سازماني وظيفه گرا، توزيع عمودي اختيارات و شكل برقراري ارتباط بين بالادست و پايين دستان را در سازمان نشان مي دهد. اما واقعيت اين است كه هر موفقيتي كه نصيب سازمان مي شود، ناشي از انجام صحيح ارتباط بين كاركردها يا واحدهاست كه در اثر ارتباط افقي بين وظايف يا واحدها ايجاد مي گردد. به عبارت ديگر، بيشترين خدمت ممكن مديران سطوح بالاي سازمان در اين است كه يا بين مديران سطوح پايين تر به خوبي ارتباط برقرار كنند و يا اينكه فرآينـدها و روش هاي انجام كار را به نحوي طراحي كنند كه كار با بيشترين كارايي و اثربخشي انجام شود. معني ديگر اين سخن آن است كه ارزش افزوده احتمالي ناشي از نقش مديريت نه از طريق خطوط فرماندهي و حيطه كنترل، بلكه از طريق ايجاد هماهنگي صحيح بين فرآيندها ايجاد مي گردد.
يك منطق كاملاً جديد طراحي ساختار سازمان ها عبارتست از تشكيل گروه هاي چند تخصصي بر حول فرآيندهاي اصلي سازمان نظير طراحي محصول، دريافت سفارش، توليد، خدمات پس از فروش و نظاير آن.
ساختارهاي مبتني بر فرآيندها بيشتر بر روابط سازماني افقي تأكيد مي ورزند تا روابط عمومي. تمامي كاركردها يا وظايف ضروري براي توليد يك محصول يا خدمت در يك واحد مشترك كه معمولاً تحت نظر يك نفر موسوم به “متولي فرآيندها” اداره مي شود، متمركز مي گردد. در اين نوع ساختارها، سطوح مديريتي اندك و تيم ارشد مديريتي كوچك است و فقط بر بعضي خدمات پيشتيباني كليدي نظير برنامه ريزي استراتژيك، امور مالي و منابع انساني نظارت مي كند.
“ساختار فرآيندي، بسياري از حد و مرزهاي سلسله مراتبي و بخشي را كه هماهنگي را مشكل مي سازد و موجب كندي فرايند تصميم گيري و اجراء مي گردد، از ميان برمي دارد. اين ساختارها، هزينه هاي سرسام آور مديريت بر روابط بين بخش ها و سلسله مراتب عريض و طويل سازماني را كاهش مي دهند. اين ساختارها به سازمان امكان مي دهند تا منابع خود را بيشتر مصروف خدمت به مشتريان، اعم از مشتريان داخل سازمان يا خارج از سازمان كند. نمودار ذيل از نظر مفهومي يك ساختار مبتني بر فرآيند را تصوير مي كند :”
گرچه مفهوم “فرآيند ” و “فرآيندگرايي” و نقش و اهميت آن هنوز آنچنانكه بايد و شايد در كشور ما جا نيفتاده ، اما ظواهر امر حاكي از آن است كه اين مفهوم به تدريج در بين مديران و كارشناسان مديريت در بخش هاي صنايع و خدمات در حال گسترش است.
ترديدي نيست كه برنامه ريزي سازمان بر اساس نگرش فرآيندگرا يا طراحي مجدد سازمان ها بر اين اساس در كشور ما، كار چندان ساده اي نيست و انتظار نمي رود كه از امروز به بعد و با الصاق يك برچسب “فرآينـدگرا” بر روي مستندات نظام مديريت كيفيت يا برگزاري چند سمينار، سازمان هاي ما به سازمان فرآيندگرا تبديل شوند؛ اما حركت در اين جهت بسيار ضروريست.
ويژگيهاي ساختار سازماني فرآيندي
قبل از هر چيز يادآوري اين نكته ضروري است كه در يك ساختار فرآيندي، كاركردها (functions) و وظايف اجرايي (tasks) از بين نمي روند. در عمل ما باز هم واحدهاي سازماني مشخصي خواهيم داشت كه بر اساس نوع كار و وظايفي كه انجام مي دهند، شكل گرفته و سازماندهي شده اند. اما تفاوت عمده در اين خواهد بود كه در يك سازمان فرآيندگرا، تعداد سطوح و تعداد واحدهاي سازماني كاهش مي يابد و اين واحدها در خدمت تسهيل برقراري ارتباط افقي بين قرار مي گيرند. در يك ساختار فرآيندگراي ايده ال، به صور جدي شكل گيري يك باور تازه ضروري است و آن اين كه در اين نوع سازمان؛ اولاً افراد تنها مسئول پاره اي مجزا از كل كار كه انجام آن به آنها واگذار شده نيستند، بلكه در قبال كل فرآيند ذيربط مسئوليت دارند. ثانياً هر فرد شاغل خودش بايد بر كار خويشتن مديريت كرده و در مقابل آن پاسخگو باشد. از اينرو ضرورت وجود افرادي كه بر كار ديگران نظارت و كنترل كنند كمرنگ و تضعيف مي شود. به عبارت ديگر، در يك ساختار فرآيندگرا؛ فرآيندها محور همه چيز قرار مي گيرد و بهبود در اثربخشي و عملكرد سازمان، تابعي از بهبود فرآيندها و يا طراحي مجدد آنها خواهد بود.
گرچه نمي توان تنها يك راه را براي طراحي ساختار فرآيندگرا پيشنهاد كرد، اما مي توان گفت كه اين ساختارها از ويژگي هاي عمده زير برخوردارند :
- فرآيندها به عنوان نيروي محركه ساختار عمل مي كنند.
- كار، ارزش افزوده ايجاد مي كند.
- تيم ها، اساس كارند.
- مشتريان نحوه انجام كار را تعيين مي كنند.
- تيم ها، بر پايه عملكرد خود پاداش مي گيرند.
- تيم ها،ارتباط تنگاتنگي با تأمين كنندگان و مشتريان دارند.
- اعضاي تيم از آموزش و اطلاعات كافي برخوردارند.
مزايا و معايب ساختارهاي سازمانی فرآيندي
مانند هر ساختار ديگر، ساختار فرآيندي سازمان نيز داراي نقاط ضعف و قوتي مي باشد كه در جدول ذيل نشان داده شده است.
