زماني كه گروه كار برنامه ريزي استراتژيك به منظور تعيين رسالت و دستورها و فرمانها كار مي كنند، رهنمودهاي چندي را بايد در نظر داشته باشند:
- فردي بايد به عنوان مسئول گردآوري دستورهاي رسمي و غير رسمي سازمان تعيين شود. سپس، گروه بايد فهرست تنظيم شده را مرور كرده و هرگونه تغييرات مناسب را در آن اعمال نمايد.
- گروه بايد با استفاده از كاربرگهاي عرضه شده در منبع بخش الف (يا به صورت تعديل شده آنها)، تحليل ذي علاقگان را تكميل كند. سازمانهاي دولتي و غير انتفاعي نوعا” شامل ائتلافهاي غير ثابت وابسته به شبكه هاي بيروني ذي علاقگان هستند. حداقل بخشي از هدف سازماني بايد بدون توجه به منافع اين ذي علاقگان مشخص شود. در غير اين صورت، توافق در مورد اهداف سازماني، به شكل موفق ناممكن خواهد بود.
- پس از تكميل تحليل ذي علاقه، اعضاي گروه بايد ابتدا كار برگهاي شرح رسالت سازمان را يكي پس از ديگري پر كنند و سپس پاسخها را در گروه مورد بحث قرار دهند. اين كاربرگها در منبع بخش الف عرضه شده است.
- پس از تكميل كاربرگها و مورد بحث قرار گرفتن آنها از سوي گروه، وظيفه تدوين پيش نويس بيانيه رسالت سازمان براي بحث و بررسي بيشترآنها بايد به يك فرد واگذار شود. تخصيص زمان كافي براي مورد بحث قراردادن پيش نويس بيانيه رسالت سازمان، به ويژه اگر تغيير در رسالت آن مورد نظر باشد، از اهميت بسياري برخورداراست.
احتمال توافق سريع وجود دارد، ولي نبايد چنين انتظاري داشت. پس از تدوين بيانيه رسالت سازمان كه مورد توافق همگان باشد، گروه بايد با تلاش فكري شعاري بسازد كه اساس رسالت آن را دربرداشته يا براي رسيدن به يك شعار مناسب، مسابقه اي بين اعضاء سازمان برگزار كند.
- در تدوين بيانيه رسالت سازمان، مخالفت با متوقف شدن كار بسيار مهم است. اگر گروه با مانعي برخورد كند، بايد زمينه هاي توافق و عدم توافق را يادداشت كرده، سپس به مرحله بعد بپردازد. بعد ازآن رسالت سازمان را بر اساس كليه اطلاعات يا راه حلهايي كه در مراحل بعد ظاهر مي شوند، بايد مورد بحث و بررسي قرارداد.
- در واقع، از سيستمهاي برنامه ريزي استراتژيك انتظار مي رود كه پيش نويس بيانيه رسالت سازمان را در ضمن ادامه فرايند، بيازمايد و بر اين اساس رسالت سازمان را تأييد نمايد يا در پرتو اطلاعات بيشتر يا عكس العلمهاي دريافتي در آن تجديد نظر كند. حتي اگر سازمان از بيانيه رسالت رضايت بخشي نيز برخوردار باشد، انتظار مي رود كه آن را در طي فرايند، به شكل دوره اي مورد آزمون مجدد قرار دهد.
- در صورت توافق در مورد بيانيه رسالت همزمان با ادامه كار گروه برنامه ريزي استراتژيك، اين توافق بايد در پيش روي آن قرارداده شود. در هنگام تعيين مسايل استراتژيك، تدوين استراتژي كارساز، دست يافتن به چشم انداز موفقيت و حل اختلاف نظرهاي موجود در بين اعضاي گروه بايد به اين شرح اشاره كند. بيانيه رسالت سازمان مبنايي براي حل اختلاف نظرها، بر اساس منافع و نه بر اساس پستها، فراهم مي سازد.
- در صورت توافق كلي، رسالت سازمان بايد به شكل نمايان در پيش روي تمامي اعضاي سازمان قرار داده شود. اين شرح بايد در مقدمه كارها مورد اشاره قرار گيرد، بر روي ديوارها و در ادارات نصب شوند و به طور كلي نمود فيزيكي پيدا كند. در غير اينصورت، احتمال دارد در بسياري از اوقاتي كه بيشترين نياز به بيانيه رسالت سازمان وجود دارد به بوته فراموشي سپرده شود. اشاره صريح به رسالت سازمان بايد اولين مرحله در حل اختلاف نظرها تلقي شود. سازماني كه رسالتش را فراموش كند، در امواج حوادث غوطـه ور خـواهد شد. احتـمال گسترش فرصت طلبي و از دست دادن يكپارچگي وجود داشته و احتمال مي رود كه به چيز درهم و برهمي تبديل شود. بنابريان بقاي سازمان، يا حداقل بقاي رهبري آن به شكل جدي به زير پرسش خواهد رفت.
- قبول رسالت سازمان بايد به عنوان نقطه اتكاي تصميم گيري تلقي شود. ممكن است در پايان اين مرحله، توافق حاص نشود، با وجود اين پيش نويس رسالت سازمان بايد در طي فرايند برنامه ريزي مورد تجديد نظر قرار گيرد. توافق رسمي در مورد رسالت سازمان، مشخصا” بايد در پايان مرحله تدوين استراتژي حاصل گردد.