نیازسنجی توسعه - اولین گام در فرآیند توسعه سازمانی و توسعه منابع انسانی –
نیازسنجی آموزشی

نیازسنجی توسعه – اولین گام در فرآیند توسعه سازمانی و توسعه منابع انسانی

[metaslider id=8627]فرآیند نیازسنجی در مدیریت توسعه منابع انسانی

نیازسنجی روش بررسی وضعیت موجود امور و وضعیت مطلوب در امور معمولاً مربوط به عملکرد سازمانی یا عملکرد افراد است . دلایل نیاز به طراحی و اجرای نیازسنجی کدامند؟
قبل از از هر گونه مداخله در مسائل توسعه منابع انسانی لازم است چند موضوع را مدنظر قرار دهیم:

  • چه یادگیری حاصل خواهد شد ؟
  • چه تغییراتی در رفتار و عملکرد مورد نظر است؟
  • چه زمانی به آن نقطه خواهیم رسید؟
  • منافع و مزایای اقتصادی راهکارهای انتخابی کدامند؟

معمولاً بیش از حد شتابزده هستیم، یک راهکار را پیاده می کنیم که گاهی -و نه همیشه – راهکار درستی خواهد بود. شروع می کنیم به برنامه ریزی بسیار دقیق، قبل از آنکه تغییرات لازم را در سایر فرآیندها اعمال نماییم. بیشترین هزینه هایی که در برنامه‌های توسعه منابع انسانی صرف میشوند مربوط به زمانی است که فراگیران در دوره‌های آموزشی، توسعه شغلی یا فعالیت‌های توسعه سازمانی می گذرانند . هزینه‌های مربوط به زمان از دست رفته تولید و زمان ایاب و ذهاب می تواند ۹۰ تا ۹۵ درصد هزینه آموزش باشد . هزینه‌های مستقیم و غیرمستقیم آموزش حدود ۶ درصد و هزینه‌های اجرا شاید یک تا ۲درصد هزینه ها باشد.
لذا معقول به نظر می‌رسد که برای برآورد صحیح از نیاز، سرمایه گذاری مناسبی انجام دهیم تا اطمینان حاصل کنیم که سرمایه گذاری روی آموزش یا هر گونه مداخله احتمالی دیگر مناسب و منطقی است.

 

4 مرحله انجام نیازسنجی

(تحلیل شکاف و خلاف عملکردی، تعیین اولویت و اهمیت، تحلیل ریشه های مشکلات یا فرصت ها، شناسایی راهکارهای احتمالی و فرصت های رشد)

گام اول- انجام تحلیل شکاف عملکردی (Gap Analysis)

اولین مرحله بررسی عملکرد واقعی سازمان و کارکنان مطابق با الزامات موجود و یا تدوین استانداردهای جدید است. در این مرحله دو اقدام انجام می‌شود:

بررسی وضعیت موجود: وضعیت موجود دانش، مهارت ها و توانایی های کارکنان فعلی و کارکنان آتی را تعیین کنیم . در این تحلیل همچنین باید اهداف سازمانی، جو سازمانی و الزامات داخلی و خارجی سازمان خود را بررسی نماییم.
وضعیت مطلوب یا الزامی: لازم است وضعیت مطلوب و شرایط مورد نیاز برای موفقیت سازمان و کارکنان را شناسایی کنیم . این تحلیل ها بر روی وظایف الزامی و الزامات شغلی تمرکز دارند همچنین بر روی مهارت ها ، دانش و توانایی های مورد نیاز برای انجام صحیح آن وظایف.

بسیار مهم است که فعالیت های حیاتی را شناسایی کنیم و تنها اقدامات جاری را نبینیم . همچنین لازم است نیازهای واقعی را از خواسته ها و نیازهای غیر واقعی تفکیک کنیم .
فاصله میان وضعیت موجود و وضعیت مطلوب نیازها هستند. به دنبال چه چیزی هستیم؟

در ادامه با چند سوال تعیین می کنیم که آیا فعالیت های توسعه منابع انسانی می تواند راهکارهای مفیدی ارائه کند:

مشکلات و نواقص احتمالی: آیا مشکلاتی در سازمان وجود دارد که می‌تواند با آموزش و فعالیت های توسعه منابع انسانی حل شود؟
تغییرات قریب‌الوقوع: آیا مشکلاتی وجود دارند که در حال حاضر اتفاق نیافتاده اند اما با توجه به تغییرات آتی احتمال وقوع آنها هست؟ مثل فرآیندهای جدید یا تجهیزات جدید و رقابت در محیط خارجی، تغییرات در نیروی کار ؟
فرصتها: آیا با بهره برداری از تکنولوژی‌های جدید (دوره‌های آموزشی ، مشاوره یا تامین کنندگان جدید) می‌توانیم به مزیت رقابتی خاصی دست پیدا کنیم ؟
نقاط قوت: چگونه میتوانیم از نقاط قوت برای کاهش نقاط ضعف سازمانی بهره برداری کنیم؟ آیا می توان از راهکارهای توسعه منابع انسانی برای این منظور استفاده کرد ؟
جهت‌گیری‌های جدید: آیا می‌توانیم با کاربرد فعالیت‌های توسعه منابع انسانی رویکردهای پیشرو را اتخاذ کنیم به نحوی که سازمان خود را به سطح جدیدی از عملکرد ارتقا دهیم ؟ به عنوان مثال آیا عملکرد تیمی می‌تواند بهره وری سازمانی ما را افزایش دهد؟
آموزش های اجباری: آیا الزامات داخلی و خارجی وجود دارد که آموزش‌هایی را اجباری کند یا آیا سیاست‌ها و تصمیمات مدیریتی وجود دارد که ممکن است پیاده سازی برخی برنامه ها را الزامی‌کند ؟ آیا الزامات دولتی وجود دارد که باید به آنها منطبق شویم ؟

 

بررسی وضعیت مطلوب و موجود

گام دوم -اولویت‌ها و اهمیت ها را شناسایی نمایید

در اولین گام فهرست بلندی از نیازهای آموزشی ، نیازهای توسعه شغلی، نیازهای توسعه سازمانی و سایر مداخلات به دست می‌آید که در این مرحله باید آنها را از نظر نقش آنها در دستیابی به اهداف سازمانی و شرایط سازمان بررسی نماییم. باید بررسی کنیم که آیا نیازهای شناسایی شده واقعی هستند و آیا ارزش آن را دارند که به آنها پرداخته شود و اهمیت و فوریت آن ها را با توجه به نیازها و الزامات سازمانی مشخص کنیم . مثال:

 

عوامل بررسی اولویت نیازهای توسعه منابع انسانی

اثربخشی هزینه: هزینه های نواقص موجود در مقایسه با هزینه های اتخاذ یک راهکار چقدر است ؟ به عبارت دیگر تحلیل هزینه منفعت انجام می‌دهیم .
الزامات قانونی: آیا برخی راهکارها از طریق قانون الزامی شده‌اند؟ به عنوان مثال قوانین ایمنی یا انطباق با الزامات
خواسته‌های مدیریت: الزام مدیریت ارشد برای راهکارهای خاص
جمعیت: آیا تعداد افراد مرتبط با موضوع زیاد است؟
مشتریان: الزامات خواسته های مشتری چه تاثیری دارد؟
چنانچه برخی از نیازها اهمیت کمی دارند، ما باید بیشترین انرژی را برای مشکلات عملکردی کارکنان متمرکز کنیم که تاثیر بیشتری داشته و ارزش بالاتری خلق می نمایند .

 

گام سوم- شناسایی ریشه های مشکلات عملکردی یا فرصت ها

ریشه یابی مسئله

حال که نیازهای سازمانی و کارکنان را اولویت‌بندی کرده و محوریت را بر موارد بحرانی قرار داده ایم باید مشخص کنیم که الزامات عملکردی چه چیزهایی هستند . برای هر نیاز مشخص شده باید دو سوال را مطرح کنیم:

  1. آیا کارکنان ما کار خود را به نفع اثربخشی انجام می‌دهند ؟
  2. آیا می دانند که چگونه باید کار کنند؟

این امر نیازمند بررسی های دقیق تر در مورد کارکنان ، شغل آنها و سازمان می باشد .

 

گام چهارم -راهکارهای احتمالی و فرصت‌های رشد را شناسایی کنید

چنانچه کارکنان مشاغل خود را به اثربخش انجام می‌دهند، نیازی به پرداختن به آن موضوع نیست. اما برخی آموزش ها و سایر مداخلات باید اتخاذ شود چرا که اهمیت آنها به سبب آن است که به بهبود عملکرد کارکنان در جهت گیری‌های آتی مربوط می شوند.

اما اگر کارکنان ما کار خود را به نفع اثربخشی انجام نمی‌دهند:

شاید آموزش یک راهکار باشد چنانچه مشکل در دانش آنهاست
شاید اقدامات توسعه سازمانی مورد نیاز باشد، زمانی که مشکل به دلیل نقص دانش نبوده و بیشتر مربوط به تغییرات و بهبود سیستمها است . این مداخلات شامل برنامه ریزی استراتژیک، بازنگری ساختار سازمانی ، مدیریت عملکرد و یا تیم سازی است.

 

تکنیکهای بررسی نیازهای توسعه سازمانی و توسعه منابع انسانی:

برای رسیدن به یک تصویر درست از تکنیک‌های مختلف نیازسنجی استفاده کنید و به یک روش اکتفا نکنید. بسیار مهم است که تاثیر کاملی از منابع مختلف و مناظر مختلف برسید. برای استنباط آنچه که مورد نیاز است فقط به گفته های تعدادی از مدیران اکتفا نکنید .

تکنیک های مورد استفاده در نیازسنجی توسعه منابع انسانی
مشاهده مستقیم
پرسشنامه
مشاوره با افراد در پست‌های کلیدی یا تخصص های کلیدی
بررسی منابع علمی
مصاحبه‌ها
گروه‌های کانونی
آزمون‌ها
مستندات
و گزارشات نمونه کارها

به خاطر داشته باشید که نیازهای واقعی همیشه نیازهای اعلام شده و خواسته‌های بیان شده نیستند، به دنبال آن باشید که سازمان و کارکنان واقعاً به چه چیزی نیاز دارند در حالی که ممکن است خود آنها از آن بی اطلاع باشند.
از اطلاعات جمع آوری شده برای رسیدن به تصمیم های خود استفاده کنید . این روش رویارویی و تقابل با مدیران می‌شود .
کارکنان باید در جمع آوری اطلاعات مشارکت داشته باشند (به خصوص اگر قرار است همه در برنامه‌های آموزشی یا توسعه سازمانی مشارکت داده شوند)
پس از آن که مشکلات و نواقص عملکردی را شناسایی کردیم لازم است هزینه های اتخاذ یک راهکار را در مقابل عدم واکنش تحلیل کنیم
تحلیل هزینه منفعت عبارت است از پاسخ به این سوالات
عدم اتخاذ راهکارهای مداخله ای چه هزینه‌ای به دنبال خواهد داشت؟
هزینه مداخلات احتمالی برای ایجاد تغییر چقدر خواهد بود؟
تفاوت این دو نوع هزینه مشخص خواهد کرد که آیا طراحی، تدوین و اجرای راهکارهای توسعه منابع انسانی معقول خواهد بود یا خیر؟

چکیده مراحل نیازسنجی توسعه منابع انسانی
به منظور شناسایی مهارت ها ، دانش و توانایی های کارکنان تعیین نیازهای سازمان و افراد به اقدامات توسعه منابع انسانی تحلیل تحلیل شکاف عملکردی را انجام دهید.
در مورد اقدامات و راهکارهای تعیین شده اولویت‌ها و اهمیت را مشخص کنید .
ریشه مشکلات عملکردی و یا فرصت ها را شناسایی نموده و راهکارهای رفع مشکلات یا فرصت های بهبود را شناسایی نمایید
در نهایت تبعات پیاده سازی برنامه ها یا عدم اقدام را مقایسه نمایید
با ذینفعان گفتگو کرده و در مورد توصیه های بهبود پیشنهادی برای آموزش یا اقدامات توسعه ای – مانند توسعه و تحول سازمانی، توسعه شغلی، یا سایر مداخلات احتمالی – را بررسی نمایید.

 

دیدگاه‌ خود را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.