اگر عقيده مديران را در مورد برخي از جلسات كه در آنها شركت مي كند، بپرسيد، ممكن است پاسخي شبيه به پاسخهاي زير دريافت نماييد :
“تعداد جلسات خيلي زياد است.” زياد وقت مي گيرد. “هرگز از آنها نتيجه اي عايد نمي شود. “جلسه ها كسل كننده هستند.” وقت را تلف مي كند.” يك نوع شكنجه تدريجي است.” احياناً مشكل يا مشكلاتي را هم ببار مي آورد.”
پاره اي از علل اين عدم موفقيت در ادامه نقل شده است. بديهي است در بزرگ جلوه دادن اين علل، مبالغه شده و تعمد بكار رفته است و هر كس آنها را بخواند، خواهد گفت : جلسات ما آنقدر بد نيست، ولي به هر حال اگر به نقايص بسياري از جلسات و اداره كنندگان آنها به ديده دقت بنگريم، محققاً نتايجي سودمند خواهد داشت.
از آنجا كه طرح مسائل به صورت منفي يا معكوس، توجه بيشتري را به خود جلب مي كند، چارت زير در اين قالب و در سه مقطع پيش از جلسه، ضمن جلسه و بعد از ختم جلسه آورده مي شود :
اقدامات پبش از جلسه
| چه بايد كـرد؟ | چــرا ؟ |
|---|---|
| 1- نگذاريد هيچ كس پيش از وقت بداند در جلسه چه چيز مورد بحث قرار خواهد گرفت. | 1-براي اين كه ممكن است راجع به موضوع، قبلاً فكر كنند و اطلاعاتي بدست آورند و در جلسه، موضوع را از روي بصيرت، مورد بحث قرار دهند. |
| 2- وقت جلسه را لااقل يك ماه قبل، به اطلاع اعضاي جلسه برسانيد. | 2-اعضاء به تصور اينكه فرصت زيادي خواهند داشت، اقدامي براي آماده نمودن خود نخواهند كرد و حتي ممكن است تاريخ تشكيل جلسه را به كلي از ياد ببرند. |
| 3- وقت جلسه را درست دو سه ساعت قبل، به اطلاع اعضاي جلسه برسانيد. حتي بهتر اين است كه اين كار را به وسيله يك نفر كارمند دفتري كه هيچ گونه اطلاعي از موضوع ندارد، انجام دهيد. | 3-اين عمل، جلسه را به نسبت پنجاه درصد از كار مي اندازد، زيرا بسياري از شركت كنندگان قبلاً وقت خود را به ملاقات يا كار مخصوص ديگر اختصاص داده اند و به كلي نخواهند توانست در جلسه شركت جويند. |
| 4- در اعلام وقت جلسه، عبارت: "جلسه در حدود فلان وقت تشكيل خواهد شد، بكار بريد. | 4-به اين ترتيب عده اي، از نامعين بودن وقت استفاده مي كنند و محققاً دير حضور مي يابند و تازه پس از آمدن نيز درصدد برمي آيند بفهمند كه در غياب آنان چه مذاكراتي صورت گرفته است. آنان كه سر وقت مي آيند كسل و ناراحت مي شوند. ديرآمدگان نيز از كوره در مي روند. به اين ترتيب از آغاز كار، موجبات عدم موفقيت فراهم مي شود. |
| 5- نگذاريد هيچ كس بفهمد طول مدت جلسه چه قدر خواهد بود ؟ | 5-شركت كنندگان نمي توانند برنامه كار خود را تنظيم نمايند و براي مثال نمي توانند به اعضاي بخش خود بگويند چه وقت مراجعت خواهند كرد. در نتيجه بي ميلي نسبت به شركت در جلسات از آغاز كار پايه گذاري مي شود. |
| 6- اهميت اداره كردن جلسه را دست كم بگيريد. | 6-مديري كه اداره كردن جلسه را مانند نفس كشيدن يا خوابيدن، امري آسان و طبيعي مي داند، بيش از مديري كه عالماً و عامداً كار را خراب مي كند، موجبات شكست جلسه را فراهم مي سازد. |
| 7- قبلاً هيچ چيز را آماده نكنيد. راجع به هدف و مقصود جلسه فكر و نظر روشني نداشته باشيد و سؤالاتي تهيه نكنيدكه هر وقت جلسه حالت ركود به خود گرفت، با طرح سؤالات مزبور، آن را مهيج سازيد. | 7-وقتي جلسه، حالت ركود و توقف به خود گرفت تا پايان، به همين حال باقي خواهد ماند و چون مدير جلسه قبلاً چاره اي نينديشيده است، نخواهد توانست تدبير مناسبي بكار گيرد و وضع موجود را اصلاح كند. |
| 8- راجع به اطاق جلسه، قبلاً هيچ فكر نكنيد. | 8- شركت كنندگان ممكن است خيلي راحت باشند و اين راحتي باعث شود كه به برخي، حالت چرت و خواب دست دهد. تهويه بد، فقدان حرارت كافي و صندلي هاي ناراحت، همه باعث مي شود كه افراد از شركت در جلسات ناراضي باشند. |
اقدامات ضمن جلسه
| چه بايد كـرد؟ | چــرا ؟ |
|---|---|
| 9- كليه تلفنها را به اطاق جلسه انتقال دهيد. | 9- به اين ترتيب در كار بهترين جلسات طرح ريزي شده، وقفه حاصل مي شود و رشته كلام قطع مي گردد. چون هنگامي كه مذاكرات تلفني ادامه دارد، همه مي خواهند به خاطر رعايت نزاكت، سكوت اختيار نمايند؛ بنابراين رشته فكر اعضاء گسيخته مي شود. |
| 10- مدير جلسه را تشويق كنيد به جاي كسب نظريات، عقايد و افكار و تجارب از اعضاي جلسه، خود متكلم وحده باشيد. | 10- به اين ترتيب هر كس چنين فكر خواهد كرد كه "نه كسي عقيده او را خواسته است و نه لزومي به اظهار عقيده از طرف او مي باشد." چون به علت متكلم وحده بودن رهبر جلسه، عضو وادار به سكوت شده، ذهن او از جلسه، به جاي ديگر معطوف ميگردد. |
| 11- نمودار، تصاوير و غيره بكار نبريد. | 11- براي اينكه نشان دادن تصاوير، نمودارها و چارت، فهم مطالب را آسان مي نمايد. |
| 12- از وسائل بصري ديگر از قبيل تخته سياه، چارت، فيلم و غيره استفاده نكنيد. | 12- اگر نكات اساسي مربوط به موضوع، روي تخته سياه يا اوراق بزرگ كاغذ، درشت نوشته شود و در برابر اعضاي جلسه قرار گيرد، ممكن است كمك به فهم موضوع كند. راجع به ساير وسايل بصري بايد دانست كه 78 درصد اشخاص از طريق ديدن، درك مطلب مي نمايند؛ پس چرا فهم موضوع و نكات مربوط را براي آنان آسان نماييم. |
| 13- مسأله اي را كه بايد مورد بحث قرار گيرد، در اول جلسه به روشني تشريح نكنيد. | 13- به اين ترتيب شركت كنندگان تا اواسط جلسه نخواهند دانست مسأله مورد بحث چيست و از خود اين سؤال را خواهند كرد كه "مقصودش چيست ؟- قضيه چيست ؟" و همه در شگفت هستند كه اساساً چرا جلسه اي تشكيل شده است. |
| 14- مباحثات دو نفري را تشويق كنيد. | 14- مباحثات دو نفري، براي دو نفري كه علاقمند بدان مباحث هستند، خيلي جالب است، ولي به ندرت فايده اي از آن عايد ديگران ميشود. به علاوه به تدريج كه اعضاء نسبت به مذاكرات دو نفري بيش از مسأله مورد بحث علاقه پيدا مي كنند، رهبر جلسه نيز وارد مباحثات مي شود. اين موضوع، امر خلاصه نمودن مذاكرات را براي رهبر جلسه مشكلتر مي كند، زيرا مذاكرات خصوصي دو نفري را خوب نشنيده است، تا آنها را دقيقاً در تلخيص خود منظور دارد. |
| 15- يكي از اعضاء را براي منحصر ساختن مذاكرات به خود، تشويق كنيد. | 15- اين امر باعث مي شود كه اعضاء فقط از عقايد، دردسرها، فلسفه كار و طرز اداره كردن عضو مزبور، اطلاع پيدا نمايند، بي آنكه وقت خود را به مذاكره درباره هدف جلسه صرف كنند. |
| 16- مجادله شديدي را آغاز كنيد. | 16- همه از مباحثات با حرارت خوششان مي آيد. تماشاي دو نفر كه با هم سرشاخ مي شوند، خيلي تفريح دارد. حتي ممكن است ضمن مذاكره از حدود نزاكت خارج يا وارد امور شخصي شوند كه در آن حال نيز براي ساير حضار جلسه، خالي از تفريح نخواهد بود. |
| 17- نتايج حاصل از مذاكرات را خلاصه نكنيد. | 17- به اين ترتيب هيچ عضوي دقيقاً نخواهد دانست كه از جلسه چه نتيجه اي گرفته شده و در چه مواردي موافقت حاصل شده است و زماني كه به اداره خود مراجعه مي كنند، هر كس براي خود از جلسه يك نوع برداشت خواهد نمود. |
اقدامات پش از جلسه
| چه بايد كـرد؟ | چــرا ؟ |
|---|---|
| 18- دقت كنيد هيچگونه يادداشت يا يادآوري راجع به تصميمات گرفته شده، براي اعضاي گروه فرستاده نشود. | 18- چرا كه مانع خواهد شد مسؤوليتي را كه بر عهده آنان واگذار شده است، فراموش نمايند. |
| 19- از نتايج بدست آمده از جلسه مشورتي هيچگونه گزارشي به رؤساي علاقه مند و ذينفع كه ممكن است در پيشرفت تصميمات گرفته شده مؤثر باشند، ندهيد. | 19- اگر در جلسه، نظريات مفيد ابراز شده باشد، از آن اطلاع پيدا نخواهند نمود؛ بنابراين اگر نظريات مزبور اجرا نشده باشد، علت را نخواهند پرسيد. |
| 20- اگر ضمن جلسه سكوت اختيار نموده ايد و كمك فكري به سايرين نكرده ايد، بعد از ختم جلسه عقايد خود را دفعتاً به يكي دو نفر از اعضاي جلسه بگوييد. | 20- چه، نشان مي دهد جلسه بكلي نادرست اداره شده و اعضاي جلسه را از استفاده از نظريات شما محروم كرده است. در چنين شرايطي چه بسا اعضاء به دسته هاي كوچك تقسيم شوند. |
همان طور که اشاره شد در مطالب قبل سعی کردیم با روشی اغراق آمیز اشتباهات رایج در برنامه ریزی و اداره جلسات را مطرح نماییم. در مجموع برای اثربخشی هرچه بیشتر جلسات میتوان با طرح شش پرسش ذیل، تدابیر لازم را اتخاذ نمود.
| 6 سؤال | قبل از انعقاد جلسه | ضمن جلسه | بعد از جلسه |
|---|---|---|---|
| مقصود از تشكيل جلسه چيست؟ | هدف و مقصود از تشكيل جلسه را تعيين كنيد. | هدفهاي جلسه را بيان كنيد. | بررسي كنيد و ببينيد هنوز چه كارهايي بايد انجام گيرد. |
| مذاكرات بايد شامل چه مطالبي باشد؟ | از موضوعاتي كه بايد مورد بحث قرار گيرد و از نكات اساسي مربوط، دستور جلسه اي تهيه نماييد. | 1- دستور جلسه را توزيع نماييد. 2- حقايق را بيان كنيد. 3- عقيده اعضاء را بخواهيد. 4- مثال و نمونه ذكر كنيد. 5- چارت و غيره بكار بريد. 6- مذاكرات را خلاصه كنيد. 7- براي اعضاء تكليفهاي لازم تعيين نماييد. | براي تكليفهاي مخصوص و تعقيب نتيجه مسؤلاتي تعيين نماييد. |
| جلسه در كجا منعقد شود؟ | محل راحت و كاملاً معيني انتخاب كنيد. تمام مصالح و ابزار كار لازم را مهيا سازيد و در دسترس خود داشته باشيد. | يقيين حاصل كنيد تمام اعضاء خوب مي بينند، مي شنوند، مي فهمند و در مذاكرات شركت مي جويند. تهويه، نور و درجه حرارت اطاق جلسه را بررسي كنيد. | محل جلسه را مجدداً بررسي نماييد : 1- آيا وسايل مناسب بود؟ 2- آيا همه راحت بودند ؟ 3- صدا و شلوغي مزاحم نبود؟ 4- جاي راحتي بود؟ |
| جلسه چه وقت بايد منعقد شود؟ | براي تعيين مناسبترين وقت، نظر اعضاء را جويا شويد. | برنامه تقسيم وقت را رعايت كنيد. موكول نمودن ادامه مذاكرات به بعد، بهتر از ادامه دادن آنها بعد از وقت است. | اوراق حاوي مطالب مربوط به تعقيب نتايج مذاكرات و نيز آگهي جلسه بعدي را فوراً توزيع كنيد. |
| چه كساني بايد در جلسه حضور يابند؟ | صورت اسامي افرادي را كه بايد در جلسه شركت كنند مجدداً بررسي كنيد و ببينيد آيا به همه اطلاع داده شده است؟ | اعضاء را به شركت در مذاكرات تشويق كنيد. به همه فرصت شركت كردن بدهيد. | خلاصه مذاكرات جلسه را براي كليه غايبين و اعضاي ذيربط بفرستيد. |
| جلسه را چگونه اداره خواهيد كرد؟ | شرحي را از رئوس مطالبي كه بايد مورد مذاكره قرار گيرد به گونه زير تهيه كنيد : 1- طريقه وصول به مقصود؛ 2- پرسشهايي كه بايد مطرح بشود؛ 3- مطلبي كه بايد مورد تأكيد قرار گيرد؛ 4- برنامه اي كه بايد تعقيب شود؛ | مذاكرات را كنترل كنيد: 1- از مجادله بپرهيزيد؛ 2- نگذاريد يك يا چند نفر مذاكرات را در انحصار خود بگيرند. 3- دستور جلسه را كاملاً رعايت نماييد. 4- مذاكرات را مرتباً خلاصه نماييد. 5- جلسه را در حال پيشرفت نگهداريد. 6- پيشرفت مذاكرات را تأكيد كنيد. 7- در پايان جلسه براي آخرين بار مذاكرات را خلاصه كنيد. | طرحها را طبق تصميم گرفته شده در جلسه به موقع اجرا گذاريد. نتايج اقدامي را كه بعمل آمده است، مورد ارزيابي قرار دهيد. از جلسه، گزارشهاي لازم را ارائه بدهيد و در صورت لزوم ترتيب دهيد جلسات بيشتري منعقد گردد. |
منبع : فن رهبري كنفرانس و اداره جلسات – دكتر مهدي ماحوزي، مركز نشر قلم آشنا (1379)
سایر مطالب مرتبط:
https://modirpedia.com/2017/03/15/%D8%A8%D8%A7-%D8%AC%D9%84%D8%B3%D8%A7%D8%AA-%DA%A9%D8%B4%D9%86%D8%AF%D9%87-%DA%86%D9%87-%DA%A9%D9%86%DB%8C%D9%85%D8%9F/
https://modirpedia.com/2017/04/17/%d8%aa%d9%88%d8%b5%d9%8a%d9%87%e2%80%8c%d9%87%d8%a7%d9%8a%d9%8a%e2%80%8c-%d8%a8%d8%b1%d8%a7%d9%8a%e2%80%8c-%d8%a7%d8%ab%d8%b1%d8%a8%d8%ae%d8%b4%d9%8a%e2%80%8c-%d8%ac%d9%84%d8%b3%d8%a7%d8%aa%e2%80%8c/