بهره وری فردی در محیط کار - راهکارهایی برای ارتقا کارآیی شغلی –
ارتقا بهره وری شغلی

بهره وری فردی در محیط کار – راهکارهایی برای ارتقا کارآیی شغلی

با افزایش سرعت زندگی امروز در هر ثانیه اختراعات جدیدی صورت می پذیرد و روشهای سنتی، طول عمر کوتاهتری پیدا می کنند. خبر تازه امروز، یک خبر قدیمی در فردا محسوب می شود و کسانی که با تغییرات پیش نروند عقب خواهند ماند. شما باید از تمام منابع موجود خود استفاده کنید تا با زمان پیش روید. بزرگترین مانع موفقیت در این بازار، زمان است. با ساعات نا محدود روزانه می توانستیم سرعت کار را به اندازه رضایت بخش پایین بیاوریم. متاسفانه زمان چیزی است که بشر نمی تواند آن را کنترل کند. به خاطر این شرایط غیر قابل کنترل، باید با زمان کار کنیم. درک محدودیت های حاصل از زمان و منافع مدیریت زمان کمک میکند با زمان کار کنیم نه اینکه در مقابل آن قرار گیریم.

روشی که شما زمان خود را استفاده می کنید تعیین کننده بهره وری و توسعه فردی شماست. با این حال، فلسفه مدیریت زمان از فردی به فرد دیگر متفاوت است و مدیریت زمان برای شما باید بگونه ای باشد که با کار شما مطابقت داشته باشد. در این بخش رهنمودهایی ارائه میکنیم که به شما در شروع سفر در مدیریت موثر زمان و ارتقا بهره وری در محیط کار کمک خواهند کرد. این رهنمودها را به دقت بخوانید و آنها را بگونه ای تطبیق دهید که نیاز شما را برآورده کنند.

1- مدیریت زمان در کار

بهره وری فردی در محیط کار و مدیریت زمان را میتوان عامل اصلی موفقیت در محیط کسب و کار  پررقابت امروز توصیف کرد. رهنمودهای مدیریت زمان می توانند تفاوت بسیار بزرگی ایجاد کنند. این رهنمودها مواردی شامل تحلیل روش گذراندن وقت، اولویت بندی فعالیتها و برنامه ریزی است .

2- کار درست را در زمان درست انجام دهید

حتی افراد دارای بهره وری فردی بالا هم میدانند که همیشه نمی توان هر کاری را سر وقت انجام داد. اما کارهایی وجود دارند که باید سر وقت انجام شوند و کارهایی نیز هستند که می توان به تاخیر انداخت. براساس رهنمودهای عمومی مدیریت زمان، یک فهرست اولویت بندی شده از کارها باید تهیه کنید. در سراسر روز کارهایی از فهرست را انجام دهید که بیشترین اولویت را دارند. این کار خیلی ساده است و به یک متدولوژی خاص نیاز ندارد و در حالی که خیلی از ما کار درست را در زمان درست انجام نمی دهیم. انجام کارها براساس اولویت کمک می کند که کارها را خوب مدیریت کنید.

3- قبل از ترک دفتر فهرست کارهای فردا را مرور کنید

فهرست کار را بررسی کنید و کارهای انجام نشده را تعیین کنید. کارهای انجام شده را پاک کنید و کارهای انجام نشده را اولویت بندی کنید. هنگام اولویت بندی موضوعات اصلی، کارهایی که قراراست فردا انجام دهید را مرور کنید. برای مثال، اگر فاز دوم پروژه در دست را آغاز می کنید مستندات تعریف آن فاز را مطالعه کنید. این کار باعث می شود اقداماتی را که برای فاز دوم باید انجام دهید بیاد آورید. اگر با چند نفر کار میکنید، با آنها در مورد کار فردا صحبت کنید و مطمئن شوید که هریک می دانند فردا چه کاری باید انجام دهند.

4- ساعات اوج کارآیی خود را پیدا کنید

تعیین کنید که در ساعات مختلف روز چه احساسی دارید. با این روش ساعات اوج کارآیی خود را پیدا کنید. ساعاتی که بیشترین انرژی را داشته اید، انگیزش بالا داشته اید و تماما متمرکز به کارتان بوده اید را حساب کنید. این ساعات زمانی  هستند که در آن باید مشکل ترین کارهایتان را انجام دهید. از مزایای ساعت اوج کاری استفاده کنید.

5-از جلسات حداکثر استفاده را ببرید

برای بهبود مدیریت جلسات برگزاری جلسه این چهار نکته را باید در نظر بگیرید:

الف-  اولین نکته این است که جلسه را هنگامی برگزار کنید که موضوع آن اتفاق افتاده باشد. جلسات دوره ای اغلب نیاز نیست اما اگر این زمان را تخصیص دهید با بحث های مختلف پر می شود. بنابراین جلسات را براساس نیاز تشکیل دهید نه بر اساس قاعده.

ب-  دومین رهنمود برای تشکیل جلسه تنظیم دستور جلسه است. دستور جلسه باید هدف جلسه وحوزه بحث را نشان دهد. حوزه های بحث باید اولویت بندی شوند. جلسات ساخت یافته افراد را بر موضوع مورد بررسی متمرکز می کنند. این کار منجر به جلسات کوتاهتر و پر بارتر می شود. توزیع دستور جلسه در زمان مناسبی پیش از تشکیل جلسه، به افراد این امکان را می دهد که خود را برای جلسه آماده کنند. این اقدامات باعث می شود که جلسات شما موثرتر و آموزنده تر شوند.

ج – سومین رهنمود برای تشکیل جلسات تنظیم دقیق زمان جلسه است. ساعت تشکیل جلسه تاثیر زیادی بر خروجی جلسه خواهد داشت. برای مثال، اگر شما می دانید که افرادی در جلسه هستند که تمایل دارند جلسه را بیش از زمان در نظر گرفته شده ادامه دهند، زمان را برای پیش از نهار یا برای ساعات پایانی روز تنظیم کنید. این باعث می شود افراد انگیزه بیشتری برای تمرکز و توجه داشته باشند.

د- نکته چهارم این است که اگر با تاخیر و کندی روبر می شوید جلسات را در ساعات غیر معمول برگزار کنید.

6-به صورت موثر تفویض اختیار کنید

تفویض زمان بیشتری ایجاد میکند. اما این کار همیشه به سادگی قابل انجام نیست. در حقیقت خیلی از افراد با تفویض کارها مشکل دارند. این به چند دلیل رخ میدهد:

  •  گاهی اوقات توضیح انجام یک کار به فرد دیگر بیش از انجام کار توسط خود طول می کشد. اما اگر آینده نگر باشید متوجه میشوید که اگر کمی وقت اضافی صرف کنید می توانید در آینده نیز کار مورد نظر را تفویض کنید.
  • دلیل دیگر عدم تفویض کمال گرایی است. وقتی تفویض می کنید به افراد اجازه می دهید که اشتباه کنند. اگر شما تحمل تصحیح اشتباهات را داشته باشید آنگاه افراد بیشتری یاد میگیرند که کار مورد تفویض را به صورت مناسب انجام دهند.
  • دلیل آخر عدم تفویض ترس از کاهش قدرت است. این وجه از تفویض چیزی است که همه ما با آن روبرو خواهیم بود. به چیزی که از تفویض بدست می آورید فکر کنید نه چیزی که از دست می دهید .
وقتی توانستید بر ترس  از تفویض کردن غلبه کنید باید یاد بگیرید که چگونه به صورت اثر بخش تفویض کنید. ابتدا تعیین کنید که چه چیزی باید تفویض شود. به فهرست اولویت بندی شده کارها نگاه کنید. این فهرست در تعیین کارهای نیازمند تفویض کمک می کند. سپس افراد توانا و مشتاق انجام کار انتخاب شده برای تفویض را انتخاب کنید. بیاد داشته باشید که کل کار را تفویض کنید. کار و چیزی که مورد انتظار است را توضیح دهید. قدم بعدی این است که اجازه دهید فرد کار را انجام دهد. کار را در زمانهای از پیش تعیین شده مورد بررسی قرار دهید. دائما بالا سر کار نایستید زیرا این کار فقط عملکرد را کاهش میدهد.

7-میز خود را مرتب کنید

فردی که روی میز شلوغ و درهم برهم کار میکند به طور متوسط روزی یک ساعت ونیم دنبال چیزهای خود روی میز می گردد. عامل اصلی به هم ریختگی روی میز، کاغذ است. کاغذها باید دسته بندی و بایگانی شوند، یا به دیگر همکاران مربوط داده شوند یا دور ریخته شوند. نیازی نیست انبوهی از کاغذ به مدت نامحدود روی میز باشد. بعد از مرتب کردن روی میز به سراغ کشو ها بروید. مرتب کردن میز کافی نیست، هر روزآن را تمیز کنید. مرتب نگهداشتن میز هفت ساعت و نیم به هفته کاری اضافه میکند .

8-روشها را مناسب خود تطبیق دهید

توجه به این نکته مهم است که رهنمودهای ارائه شده دراین مقاله کلی هستند. این رهنمودها نقطه شروعی برای توسعه سیستم مدیریت زمان است. برای مدیریت موفق زمان، باید یک سیستم مدیریت زمان مناسب خود طراحی کنید.

سایر مطالب مرتبط:

https://modirpedia.com/2017/10/19/%d8%aa%d9%85%d8%b1%da%a9%d8%b2-%d8%ae%d9%88%d8%af-%d9%85%d8%aa%d9%85%d8%b1%da%a9%d8%b2-%d8%b4%d9%88%db%8c%d8%af/

https://modirpedia.com/2017/07/12/%d8%aa%da%a9%d9%86%db%8c%da%a9%d9%87%d8%a7%db%8c%db%8c-%d8%a8%d8%b1%d8%a7%db%8c-%d8%aa%d8%b1%da%a9-%d8%b9%d8%a7%d8%af%d8%aa%d9%87%d8%a7%db%8c%db%8c-%d9%86%d8%a7%d9%85%d8%b7%d9%84%d9%88%d8%a8-%d8%b3/

 

https://modirpedia.com/2017/02/22/%D8%A8%D8%A7-1440-%D8%B3%DA%A9%D9%87-%D8%B7%D9%84%D8%A7%DB%8C%DB%8C-%D8%AE%D9%88%D8%AF-%DA%86%D9%87-%D9%85%DB%8C-%DA%A9%D9%86%DB%8C%D8%AF%D8%9F/

https://modirpedia.com/2017/06/24/%da%a9%d9%85%da%a9-%d8%a8%d9%87-%d8%b9%d9%85%d9%84%da%a9%d8%b1%d8%af-%da%a9%d8%a7%d8%b1%d8%a2%d9%85%d8%af-%d9%88-%d8%b3%d8%b1%db%8c%d8%b9-%d8%aa%db%8c%d9%85-%d9%87%d8%a7/

دیدگاه‌ خود را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.