اگر هنگام ارائه بازخورد به کارکنان احساس تنش و نگرانی دارید، خوب است بدانید شما تنها نیستید. ارائه بازخورد عملکرد به کارکنان برای بسیاری از مدیران و سرپرستان کار دشواری است چرا که نگران هستند با جملات و عبارات نامناسب، تاثیر نامناسبی بر روحیه و یا عملکرد کارکنان داشته باشد. مانند فرآیند پرورش یک نهال، شرایط و روش ارائه بازخورد در حکم زمین مناسب و محتوای بازخورد بذری است که کاشته میشود و برای رشد و بالندگی هر دو این اجزا باید قابلیتهای لازم را داشته باشند.
با ارائه بازخوردهایی که شرایط ذیل را دارند مطمئن باشید که مدیر باهوشی هستید:
مشخص: اگر کارکنان نتوانند بازخوردهای شما را با رفتار مشخص ارتباط دهند نمیتوانند از آن چیزی ید بگیرند. آنچه را که کارمندی انجام داده به طور دقیق شرح دهید و دیدگاه خود را درباره روند بهبود آن بیان کنید.
قابل اندازه گیری: معیارهای اندازه گیری خود را وضع کنید و بگویید چه کسی اندازه گیری خواهد کرد و از جه معیاری برای مقایسه استفاده خواهد شد.
عملی: به کارکنان خود راه حل ارائه دهید تا هنگامی که دفعه بعد با چنین وضعیتی مواجه شدند، بدانند چه باید بکنند.
وارد به موضوع کار: به کارمند خود نشان دهید که رفتار او چگونه روی بخش یا گروه کاری یا سازمان مشخصی اثر گذاشته است.
به موقع: بعد از مشاهده رفتار کارمند اگر عملی بود بلافاصله بازخورد خود را اارئه دهید. هرچه بیشتر منتظر بمانید برای کارمند مشکل تر خواهد بود که بازخورد شما را به رفتار خود مرتبط نماید.
مرتبط با موضوع: مطمئن شوید که بازخورد شما به رفتار کارکنان بازمیگردد نه به خصوصیات فردی و شخصیتی آنها. برای مثال:”شما طی 6 روز گذشته 4 روز دیر آمده اید” نه این که “روشن است که شما به این شغل اهمیتی نمی دهید”.
بدون تهدید: تهدید ممکن است برخی کارکنان را “منجمد” و برخی را “شورشی” کند. فقط آنچه را که کارکنان باید درصورت ارائه آن رفتار از شما انتطار داشته باشند -چه خوب و چه بد – به روشنی بیان کنید. برای مثال :”اگر تا آخر سال غیبت غیرموجه نداشته باشید در مزایای شما تاثیر خواهد داشت، در غیر اینصورت اخطار کتبی با درج در پرونده دریافت خواهید کرد”.
ترغیبی: با بیان اینکه چگونه رفتار افرادی ک عمکلرد خوب دارند به سازمان کمک میکند، آنها را ترغیب کنید. افرادی را که عملکرد ضعیف دارند با ذکر این که سازمان و سایر کارکنان تا چه حد برای تکمیل کار به آنها وابسته اند، بالا بکشید.
خود را برای انتقاد آماده کنید
وقتی در حال ارائه یا دریافت بازخورد هستید، مطمئن شوید که نقش خود را خوب اجرا میکنید. وقتی بازخورد دریافت میکنید:
مطمئن شوید که چهره یا لحن گفتارتان نمیگوید که “من آنچه را که شما میگویید قبول نمبکنم”. شما ممکن است به دیگران بگویید که از بازخورد سازنده استقبال میکنید اما چهره درهم و لحن تدافعی شما خلاف آن را بگوید.
وقتی شخصی به این سوال شما که “عملکرد من چطور است؟” پاسخ های “خوب” یا “خیلی خوب” میدهد مقاومت کنید و بگویید ” متشکرم اما از کارهایی که من انجام میدهم، کدام یک بهتر است” یا “چه کاری را میتوانستم بهتر انجام دهم؟
واکنش در برابر مخالفت کارکنان
اگر یکی از کارکنان با شما مخالفت میکند، با صدای بلند و عصبانی و یا از روی دشمنی به او پاسخ ندهید، بلکه شیوه ذیل را در پیش گیرید:
با یک وقفه ، تکان دادن سر و یا یک جمله مانند:”به نظر میرسد که شما خیلی نگران و مضطرب هستید”، تایید کنید که سخن او را شنیده اید.
از او بخواهید که موضوع را به طور کامل تشریح کند. در ای حالت زمان مناسبی به وجود می آید که عصبانیت هر دو طرف فروکش کند و شما نیز فرصت خواهید داشت تا دیدگاههای مشترک پیدا کنید. سپس به او بگویید “میدانید نظر من چیست؟” درصورتی که پاسخ مثبت داد نظریات و استدلال های خود را بیان کنید، در این حالت سخنان شما بیشترین تاثیر را خواهد داشت.
سایر مطالب مرتبط: