[vc_row][vc_column][vc_column_text]
منظور از نخستين مرحله در فرآيند برنامه ريزي استراتژيك دست يافتن به توافق مقدماتي بر سر كوششهاي برنامه ريزي استراتژيك و مراحل عمده آن بين تصميم گيرندگان كليدي و رهبران فكري جامعه و همچنين بين رهبران اصلي خارجي (به شرط آن كه حمايت آنها به عنوان عامل كسب موفقيت ضروري باشد) است.
حمايت و تعهد تصميم گيرندگان كليدي امري ضروري و حياتي است (Olsen and Eadie, 1982) ولي اهميت درگيري زود هنگام اين افراد فراتر از نيازي است كه به حمايت و تعهد آنان وجود دارد. اين افراد اطلاعات تعيين كننده اي براي كوشش برنامه ريزي فراهم مي آورند : چه كساني بايد در برنامه ريزي درگير باشند، چه زماني مقاطع اصلي تصميم گيري رخ مي دهد و چه توافقهايي مي توانند در مقاطع مختلف فرآيند كارساز باشند. همچنين آنها مي توانند منابع حياتي لازم نظير : مشروعيت قانوني، تعيين كاركنان، بودجه و محل جلسات را تدارك ببينند.
كانون برنامه ريـزي و نتايج مطلوب
از ديدگاه آرماني در اين مرحله موجبات توافق بر سر چهار مسئله فراهم مي شود :
- ارزش برنامه ريزي استراتژيك
- سازمانها، واحدها، گروهها يا اشخاصي كه بايد در فرآيند درگير شده يا از آن اطلاع داشته باشند.
- مراحل مشخصي كه بايد تعقيب شوند.
- شكل و زمان بندي گزارشها
براي تحقق فرآيند برنامه ريزي استراتژيك بايد يك كميته هماهنگي و يك تيم برنامه ريزي استراتژيك تشكيل شود. سرانجام منابع كافي براي آغاز كوشش نيز بايد اختصاص داده شود.
به عنوان يك قاعده كلي، كوشش برنامه ريزي استراتژيك بايد بر آن بخش از سازمان (يا مأموريت يا جامعه) كه تحت كنترل تصميم گيرندگان كليدي ذيعلاقه به برنامه ريزي استراتژيك هستند، تأكيد كند.
فرآيند دستيابي به توافق
- معرفي مفهوم برنامه ريزي استراتژيك
- حصول شناخت از اين كه اين مفهوم در عمل چه معنايي دارد.
- انديشيدن درباره برخي از مشكلات مهم
- ايجاد تعهد نسبت به برنامه ريزي استراتژيك
- نيل به توافق عملي
هر چه شمار تصميم گيرندگان بيشتر و آگاهي آنها در مورد برنامه ريزي استراتژيك كمتر باشد، زماني كه صرف فرآيند خواهد شد، بيشتر و مسير دستيابي به توافق ناهموارتر خواهد بود.
فوايد دستيابي به توافق
- به رسميت شناخته شدن برنامه استراتژيك از سوي گروههاي ذيربط و كسب حمايت آنان
- كسب اختيار براي برنامه ريزان استراتژيك جهت نظارت بر مباحث
- تعريف دقيق رئوس كلي مراحل برنامه ريزي و ارتباط آن با تصميمهاي كليدي نظير بودجه و …
- مشخص شدن گروههاي هماهنگي، نحوه ارتباط آنها
- كاهش اختلاف نظرها در مراحل بعدي پيشرفت برنامه
- تأمين منابع ضروري (دقت، توجه تصميم گيرندگان كليدي، بودجه نيروي كار و …)
- قدرت بخشي به برنامه نهايي جهت اجرا در مراحل بعدي
تدوين توافق مالي
مسلماً فرد يا گروهي بايد فرآيند را آغاز نمايند و از آن حمايت كنند تا اگر موضوع برنامه ريزي استراتژيك سراسر يك سازمان باشد تصميم گيرندگان كليدي سازمان و احتمالاً برخي از نمايندگان ذينفع خارجي در نتظيم توافق مقدماتي شركت داشته باشند.
در برنامه ريزي استراتژيكي كه كانون آن يك سازمان است، توصيه مي شود (علاوه بر افراد خارجي كليدي)، افرادي از سه سطح مختلف سازمان يعني : تصميم گيرندگان و خط مشي گزاران ارشد، مديريت مياني و كاركنان تخصصي يا كاركنان اجرايي خط مقدم نيز در برنامه ريزي استراتژيك شركت داده شوند.
مشاركت خط مشي گزاران و تصميم گيرندگان كليدي، دلايل مختلفي دارند. نخست ، اين افراد در مورد مربوط ساختن سازمان با سطوح تحت نظارت رسماً مسئوليت دارند. دوم ، اين افراد به دليل مسئوليت هايشان با ارتباط وسيعي كه با بسياري از افراد سازمانها، اعم از درون يا برون سازمان دارند، اغلب محافظان حدود و ثغور بسيار كارسازي مي باشد (Leifs and Delebecq, 1978).
سوم، اين افراد در مورد تهديدها و فرصتهاي خارجي كه بر سازمان تأثير مي گذارد، اغلب بسيار حساس اند. سرانجام آنها منابع ضروري براي تحقق كوششهاي برنامه ريزي استراتژيك را كنترل كرده و با توجه به پيشنهادهاي مربوط آنها را به اجرا درمي آورند. اساساً برنامه ريزي بدون حضور اين افراد بسيار دشوار است، از اين رو در صورت امكان آنها بايد از آغاز در فرآيند برنامه ريزي حضور داشته باشند.
مديران مياني نيز به دليل نقش حياتي كه در برگرداندن خط مشي و تصميمها به اقدامها ايفا مي كنند، حتماً بايد در فرآيند برنامه ريزي استراتژيك مشاركت داشته باشند. افزون بر اين، آنها مشكلات و فشارهاي ناشي از تغييرات مديريتي را نيز تحمل مي كنند و از اين رو بايد در فرايند حضور داشته باشند تا مقاومتهاي غيرضروري را كاهش دهند و انتقالها را آرام تر به سرانجام برسانند. كاركنان تخصصي يا خط مقدم نيز ممكن است براي كمك به شكل بخشيدن به توافق اوليه مورد نياز باشند. براي مشاركت اين افراد نيز دلايل چندي وجود دارد. نخست، آنها در معرض استفاده روزانه از تكنولوژي هاي محوري قرار دارند كه به تغيير استراتژيك كمك مي كنند. حضور اين گروه از ابتداي كار جهت كسب اطمينان از اينكه تغييرات استراتژيك جنبه عيني داشته باشند يا لااقل مقاومت را به حداقل كاهش دهد، ضروري است. دوم، كاركنان تخصصي يا خط مقدم در هر رخدادي از طرف تصميم گيرندگان زير سؤال قرار مي گيرند و نظر آنها خواسته مي شود؛ از اين رو هر چيزي كه باعث شود آنان تغيير استراتژيك را بپذيرند، يك امتياز مثبت محسوب مي شود. سرانجام به دليل دانش و آگاهي فني اين افراد يا تماس هر روزه آنها با مشتريان، مراجعان يا استفاده كنندگان از خدمات يا كالاهاي توليدي، ايجاد هرگونه تغيير استراتژيك بدون جلب حمايت آنها باعث خواهد شد كه به مخالفان مؤثر و سخت گير تبديل شوند.
دادن يك هشدار در اين مرحله كاري بجاست. اگر از ابتدا مشخص باشد كه برنامه ريزي استراتژيك به حذف پستها، گروههاي كار يا سازمانهاي خاص منجر خواهد شد، مشاركت دادن اين افراد و واحدها در فرآيند برنامه ريزي غيرضروري و مخرب خواهد بود. در اين حالت رويكرد كارساز و انساني مي تواند عبارت باشد از مشاركت دادن اين افراد در برنامه ريزي براي انتقال آنها به مشاغل جديد شامل بازآموزي، انتصاب يا ترتيبات ديگر نظير جدا كردن آنها از مجموعه.
چگونه كار را آغاز كنيــم ؟
اگر كانون توجه يك سازمان باشد، اغلب بهترين راه براي دستيابي به توافق عبارت خواهد بود از برگزاري يك جلسه معارفه كه با مقدمه اي شامل بحث در مورد چگونگي، هدف و فرايند برنامه ريزي استراتژيك آغاز خواهد شد. تصميم گيرندگان كليدي، پيش از كسب آمادگي كامل براي تأييد كوشش برنامه ريزي استراتژيك به اين مقدمه نياز خواهند داشت. روشهاي توجيهي و آموزشي مي تواند شامل برگزاري جلسه هاي سخنراني؛ معرفي موارد عيني از سوي نمايندگان سازمانهايي كه از برنامه ريزي استراتژيك استفاده مي كنند، همراه با بحثهاي گروهي، تجزيه و تحليل بررسيهاي مورد مكتوب از سوي تصميم گيرندگان كليدي همراه با بحث گروهي، توزيع مطالب مدون يا نمايش فيلمهاي برنامه ريزي استراتژيك باشد.
توافق چه محتـوايي بايد داشته باشد ؟
توافق مقدماتي بايد نتايج مطلوب فهرست شده در آغاز اين متن را بپوشاند : توافق در مورد اينكه كوشش برنامه ريزي استراتژيك ارزش آموزش را دارد، موافقت در مورد سازمانها، واحدها، گروهها يا افرادي كه بايد در فرايند مداخله و مشاركت داشته باشند، درك مشترك از چگونگي و ترتيب حل فرايند و توافق در مورد شكل زمان بندي گزارشها.
پس از آن كميته اي جهت نظارت بر كوشش برنامه ريزي استراتژيك بايد به مديريت فردي صاحب نام و معتبر كه بتواند امكان پذيري و قانوني بودن كوشش را تضمين كند، تشكيل شود. آرماني ترين شكل آن است كه اين فرد مورد اعتماد گروههاي مختلف سازمان باشد تا كوشش برنامه ريزي استراتژيك به عنوان يك امر صرفاً حزبي و گروهي خاص قلمداد شود. اين كميته مي تواند يكي از گروههاي موجود نظير هيأت مديره باشد و نظارت بر برنامه ريزي استراتژيك را نيز بر مسئوليتهاي خود بيفزايد؛ يا مي تواند يكي كميته يا گروه كار باشد كه براي هدف مشخصي ايجاد گردد.
سپس تشكيل تيمي براي اجراي امور ستادي لازم، احتمالاً ضروري خواهد بود. اين تيم بايد شامل برنامه ريزان و طرفداران تغيير كه در عين حال منتقدين سازنده اي هستند، باشد تا اطمينان حاصل شود مشكلاتي كه بروز مي نمايند مورد شناسايي قرار گرفته و با آنها به شكل سازنده برخورد صورت خواهد گرفت. سرانجام، منابع ضروري براي آغاز كوشش بايد فراهم گردد. به دست آوردن منابع مالي لازم احتمالاً چندان دشوار نخواهد بود؛ زيرا اين منابع در مقايسه با كل بودجه سازمان بسيار ناچيز است. اصلي ترين و نوعاً نادرترين منابع، مشاركت تصميم گيرندگان كليـدي است. بر اساس درجه و مقدار كوشش، هر تصميم گيرنده كليدي بايد پنج تا بيست و پنج روز از وقت خود را در طي سال به برنامه ريزي استراتژيك اختصاص دهد- به سخن ديگر، تا 10 درصد از زمان كار معمول هر تصميم گيرنده بايد به اين امر اختصاص داده شود. آيا اين مدت زمان خيلي زياد است؟ مطمئناً اين زمان براي آنچه واقعاً براي سازمان مهم است، زياد نيست. اگر زماني كافي به هر دليل وجود نداشته باشد، در اين صورت بايد به دنبال چيز ديگر بجز برنامه ريزي استراتژيك رفت.
رهنمـودهاي فرايند
خطوط راهنما يا رهنمودهاي فرايند، كه در سطرهاي بعد عرضه خواهد شد، مي توانند در تدوين توافق اوليه براي تلاش برنامه ريزي استراتژيك مفيد باشند.
- فرد يا گروهي بايد فرايند را آغاز و از آن دفاع كند. برنامه ريزي استراتژيك به خودي خود اتفاق نخواهد افتاد؛ وجود افرادي مايل و آگاه، شجاع و متعهد اجراي آن را ممكن خواهد ساخت.
- براي مشروعيت بخشيدن به فرايند، بايد فرد يا گروهي بر آن نظارت داشته باشد، گرچه ممكن است ناظران و حمايت كنندگان يكي باشند، ولي نظارت بر فرايند برنامه ريزي استراتژيك با حمايت از آن تفاوت دارد. نظارت، مشروعيت فرايند را تأمين مي كند و حمايت، تأمين كننده انرژي و تعهد لازم براي اجراي آن مي باشد.
- در مورد نياز به اينكه توافق مقدماتي مبتني بر مذاكرات مشترك باشد يا نه، تصميم گيري كنيد. زماني كه سازمان كوچك باشد و حضور افراد معدودي ضروري به نظر برسد و موقعيت نسبتاً ساده و بدون پيچيدگي باشد، يك تفاهم غيررسمي ممكن است كافي باشد. بالعكس، اگر سازمان بزرگ باشد، نياز به مشاركت افراد زيادي وجود داشته و موقعيت نيز پيچيده باشد يا اگر طراحي برنامه استراتژيك براي جامعه ضرورت داشته باشد، توافق اوليه مفصل و مبتني بر مذاكرات مشترك مورد نياز خواهد بود.
- در صورت نياز، يك گروه كار يا كميته هماهنگي برنامه ريزي استراتژيك تشكيل دهيد. اگر سازمان كوچك و مداخله افراد معدودي لازم بوده و درك موقعيت مبتلا به آسان باشد، نيازي به تشكيل گروه كار يا كميته نخواهد بود ولي اگر سازمان بزرگ و مشاركت افراد متعدد لازم بوده و موقعيت نيز پيچيده باشد، در اين صورت احتمالاً يك گروه كار يا كميته منصوب خواهد شد. با وجود اين چنين گروهي نبايد خيلي زود تشكيل شود. همچنين پس از تشكيل كميته به عضويت درآوردن افراد در آن بسيار آسان تر از حذف يك عضو مسئله دار است.
پيش از دعوت افراد براي عضويت در كميته، با مشاوران مورد اعتماد مشورت كنيد. همچنين به ياد داشته باشيد كه بين واگذاري يك كرسي در كميته به افراد با مشورد كردن با آنها به عنوان بخشي از فرايند، اختلاف زيادي وجود دارد. افراد مي توانند بدون داشتن حق رأي در كميته، اطلاعات و توصيه هاي زياد- و همچنين ايجاد مشروعيت براي فرايند- عرضه دارند. اگر عضويت در كميته محدود شود، احتمال رشد بي اندازه و اداره ناشدني و بي تأثير بودن آن بسيار زياد خواهد بود.
- در صورت تشكيل كميته هماهنگي، از آن به عنوان ساز و كاري براي مشاوره، مذاكره، حل مشكل يا ملايم ساختن اصطكاك بين سازمانها، واحدها، گروهها يا ذيعلاقگان استفاده كنيد. اين كميته مي تواند هيئتي باشد كه رسماً توافق اوليه را مشروعيت مي بخشد و متعاقب آن تصميم هايي اتخاذ مي كند، چرا كه اين كميته مي تواند به عنوان يك هيأت مشورتي براي تصميم گيرندگان “رسمي” نيز خدمت كند.
- اگر كميته هماهنگي يا هر هيأت خط مشي گذار ديگري كه در فرايند برنامه ريزي استراتژيك مشاركت دارد، هيأت خط مشي گزار كارسازي باشد، مي توان انتظار داشت كه فرايند با سهولت بيشتر و به شكل كارساتر جريان يابد.
- در صورت نياز، يك تيم برنامه ريزي استراتژيك تشكيل دهيد. از لحاظ نظري وظيفه اين تيم بايد تسهيل امر تصميم گيري به وسيله كميته هماهنگي برنامه ريزي استراتژيك باشد. تيم برنامه ريزي استراتژيك اطلاعات، تدابير و توصيه ها را جمع آوري مي كند و پيشنهادهايي براي اقدام به كميته تقديم مي كند.
- ممكن است تصميم گيرندگان كليدي، پيش از آغاز بحث بر سر توافق مقدماتي به توجيه و آموزش در زمينه ماهيت، هدف و فرايند برنامه ريزي استراتژيك نياز داشته باشند.
- پيش از آغاز كوشش همه جانبه و تمام عيار برنامه ريزي استراتژيك، يك رشته موافقتهاي “مقدماتي” با مشاركت فزايند گروه تصميم گيرندگان كليدي ضروري خواهد بود.
- در موقعيتهاي پيچيده، توافق مقدماتي، اولين نقطه اصلي تصميم محسوب مي شود. اگر تصميم گيرندگان كليدي نتوانند به يك توافق كارساز دست يابند، كوشش نبايد ادامه يابد.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_masonry_grid post_type=”post” max_items=”9″ order=”ASC” item=”basicGrid_NoAnimation” grid_id=”vc_gid:1519322733654-3aadcb99-05f2-5″ taxonomies=”117, 116″][/vc_column][/vc_row]