مثلث استخدام
فرآیند استخدام سه رکن اصلی دارد:
اول – فهرستی از قابلیت ها که نشان می دهد سازمان ذیربط در جستجوی چه فرد یا افرادی با کدام دانش، مهارت و ویژگی ها و توانایی هاست.
دوم – ابزارها و آزمون هایی که برای سنجش قابلیت های داوطلبان استخدام مورد استفاده قرار می‌گیرند.
سوم – تیم های ارزیابی که باید با بکارگیری ابزارها و آزمون های موجود، به ارزیابی قابلیت ها و مهارت های داوطلبان استخدام بپردازند.
این سه رکن با یکدیگر در تعامل هستند و بر یکدیگر اثر می‌گذارند. برای مثال فقط وقتی تعریف و تعیین شد که چه قابلیت هایی مورد نظر و مورد نیاز است که می‌توان ابزارها و آزمونهای مناسب و مرتبط را انتخاب کرد همچنین تیم های ارزیابی را باید به نحوی آموزش داد که بتوانند ابزارهای تعیین شده را با موفقیت به کار بگیرند.
اعتبار یک فرایند استخدام در گروه آن است که فهرست قابلیت های تدوین شده تا حد امکان جامعه و دقیق باشد و همه مهارت ها و ویژگی های لازم برای موفقیت در شغل و نقش مورد نظر را شامل شود، ابزارها، تست ها و آزمون های انتخاب شده دارای روایی و پایایی لازم بوده و از دقت و کیفیت مناسب در تشخیص و تمایز برخوردار باشند و ارزیاب آن نیز ماهر و حرفه‌ای باشد برای ارزیابی و مصاحبه آموزش دیده باشند و تیمی هماهنگ را تشکیل داده باشند. در قسمتهای بعدی این 3 رکن و ارتباط و تعامل آنها با یکدیگر را تشریح خواهیم کرد.
- قابلیت (شایستگی) چیست؟
قابلیت competency مجموعه از ویژگی‌ها و خصوصیات زیربنایی فرد است را قادر می سازد که در یک شغل، نقش و موقعیت تعریف شده عملکرد پیشرو و برجسته داشته باشد. قابلیت ها را می توان به کوه یخ شبیه کرد بخشی از قابلیتهای افراد شامل دانش و مهارت آنها مشهودتر هستند و به سرعت دیده می شود و قابل ارزیابی هستند اما بخشی از قابلیت ها مثل خصوصیات شخصیتی و انگیزه ها و استعدادها کمتر مشهود هستند و برای کشف آنها باید زمان بیشتری صرف کرد و از ابزارهای مناسب استفاده نمود.
- تست ها و ابزارهای ارزیابی:
بعد از تعیین فهرست قابلیتها، رکن اساسی دیگر فرآیند استخدام ، ابزارها فنون، تستها و آزمونهایی است که برای ارزیابی قابلیتها مورد استفاده قرار میگیرد.
انتخاب یا طراحی این ابزارها و آزمونها اهمیت زیادی دارد. این ابزارها باید دارای روایی و اعتبار باشند تا بتوانند با اطمینان و اعتبار قابل قبول به سنجش قابلیتها و ارزیابی مهارتها و توانایی های ارزیابی شوندگان بپردازند.
انتخاب ابزارها را باید پس از تدوین فهرست قابلیتها انجام داد. ابزارها باید به گونه ای انتخاب شوند که بتوانند قابلیتهای مورد نظر را بادقت و صحت مورد نظر بسنجند.
تستهاو ابزارهای مورد استفاده در فرآیند انتخاب و استخدام بسایر متنوع و شامل دسته بندی هایی از این قبیل هستند:
- آزمونهای روانسنجی متمرکز بر شخصیت و سبکهای رفتاری
- تستهای روانسنجی متمرکز بر استعداد و توانایی
- تستهای سنجش مهارت و شبیه سازی کار
- تستهای دانش محور
- مصاحبه
- کانون ارزیابی (Assessment Center) که یک رویکرد جامع است که میتواند دربردارند همه ابزارهای فوق الذکر باشد.
ابزار مصاحبه:
قبلا اشاره کردیم که مصاحبه‌های ساخت دار یکی از معتبرترین ابزارهای انتخاب است. این روش مصاحبه معمولاً خود به دو دسته فرعی تقسیم می‌شوند: مصاحبه‌های موقعیتی (Situational) و مصاحبه‌های توصیف رفتاری (Behavioral). در مصاحبه‌های موقعیتی، از داوطلب حاصل میشود تا رفتارها یا عکس العمل های خود را در مواجهه با یک موقعیت فرضی معین، به طور کامل بازگو کند. به عبارت دیگر، مصاحبه‌شونده باید توضیح دهد که اگر در فلان موقعیت ویژه قرار گیرد، چه رفتارها یا عکس العمل هایی به نمایش خواهد گذاشت.
در مصاحبه‌های توصیف رفتاری، از مصاحبه‌شونده درخواست می شود تا رفتارها یا عکس العمل هایی را که در گذشته در مواجهه با برخی رویدادهای ویژه به نمایش گذاشته است، توضیح دهد. تفاوت اصلی بین این دو در زمان توصیف رویداد است. در مصاحبه های نوع اول، مصاحبه‌شونده توضیح می‌دهد که در مواجهه با موقعیت‌های ویژه، چه رفتارهایی را به نمایش خواهد گذاشت. در حالی که در مصاحبه های نوع دوم، توضیح می دهد که در گذشته در مواجهه با موقعیت‌های ویژه چه رفتارهایی به نمایش گذاشته است.
ظاهراً نتایج برخی بررسی ها اولیه حاکی از آن است که استفاده از مصاحبه های توصیف رفتاری در مقایسه با مصاحبه‌های موقعیتی، از اولویت بیشتری برخوردارند. مخصوصاً مواقعی که هدف از انجام دادن مصاحبه، انتخاب افراد مناسب برای شغل های مدیریتی و اجرایی رده بالاست. بررسی‌های اولیه روث و همکارانش در سال ۲۰۰۴ نشان می دهد که وقتی میزان پیچیدگی و دشواری مشاغل افزایش می یابد، روایی نتایج حاصل از مصاحبه های موقعیتی کاهش می یابد . البته این یافته ها هنوز به طور منطقی مورد تفسیر قرار نگرفته اند و محققان هنوز نتوانستند علت برتری نسبی مصاحبه‌های توصیف رفتاری بر مصاحبه‌های موقعیتی را توضیح دهند.
به یکی از علت های احتمالی این پدیده که اخیراً از سوی تیلور و مانت ۲۰۰۵ ارائه شده است توجه کنید: “در شغل‌های مدیریتی یا اجرایی رده بالا، نقش تجربه در کسب موفقیت شغلی از نقش توانایی‌های ویژگی‌های شخصیتی بیشتر است. مصاحبه‌های توصیف رفتاری نیز تجربه ها را بیشتر از توانایی ها یا ویژگی های شخصیتی مورد سنجش قرار می‌دهند و به همین دلیل استفاده از این مصاحبه ها در انتخاب افراد مناسب برای شغل‌های مدیریتی و اجرایی رده بالا بسیار سودمندتر واقع می شود.”
بر خلاف مصاحبه های ساخت دار، در مصاحبه های بی ساخت از سوالات از پیش تعیین شده با ترتیب معین استفاده نمیشود. سوالات طرح شده در مصاحبه های بی ساخت، بسیار متنوع تر از سوالات طرح شده در مصاحبه های ساخت دار است. در این مصاحبه ها ممکن است از هر مصاحبه شونده سوالات متفاوتی پرسیده شود. مصاحبه شوندگان در نحوه پاسخگویی به سوالات کاملاً آزاد هستند. در مصاحبه‌های بی ساخت، این مصاحبه شونده است که مسیر مصاحبه را تعیین می کند. یا به عبارت دیگر، مصاحبه‌کننده سوالاتش را بر اساس پاسخ های ارائه شده از سوی مصاحبه شونده طرح می‌کند. یکی دیگر از ویژگی‌های برجسته مصاحبه‌های بدون ساخت این است که مصاحبه کننده ها در ارزیابی عملکرد مصاحبه شوندگان و تعیین نمره یا امتیاز آنها، آزادی عمل بیشتری دارند، در واقع مصاحبه کنندگان مجبور نیستند که نمره یا امتیاز مصاحبه شوندگان را بر اساس معیارهای از پیش تعیین شده محاسبه کنند.
مصاحبه مبتنی بر شایستگی:
یکی از متداولترین و بهترین روشها مصاحبه مبتنی بر شایستگی Competency based Interview (CBI) است.
منظور از شایستگی دانش Knowledge ، مهارتها Skills ، توانایی (یا ویژگی شخصیتی یا نگرش) Ability, Attribute, Attitude ، و خصوصیات رفتاری Behavior و توانایی ها و استعدادهایی KSAB)) است که موجب عملکرد بالا می شود.
برای تعیین KSAB برای شغل مورد نظر، باید معیارهای مورد قبول در هر یک از این زمینه ها مشخص شود:
- Knowledge دانش حاصل از آموزش رسمی و دانشگاهی، تجربه ها و فعالیت های تجربی، تحقیق و مطالعه شخصی
- Skillبه معنی مهارت: مهارت عبارت است از توانایی انجام یک کار با سرعت و دقت بالا. مهارت ها به دو دسته سخت و نرم تقسیم می‌شوند. مهارت های نرم مهارت های رفتاری هستند. یعنی آنچه انسان‌ها در طول زمان در حوزه ارتباطات می‌آموزند. مثال مهارتهای نرم: مهارت رهبری، مهارت ارتباطات، مهارت تفویض اختیار و دیگر.
مهارت های سخت به مهارتهای تخصصی می‌پردازد. مثال: رانندگی، نوشتن، دوچرخه سواری، تایپ کردن و برنامه نویسی و غیره.
Ability به معنی توانمندی: توانمندی‌ها قابلیتهای درونی فرد هستند که کمک می‌کنند در مهارت و دانشی که باید کسب کند، سرعت داشته باشد. برای مثال کسی که توانمندی او داشتن هوش بالاست، سریع‌تر روش انجام یک کار تخصصی را یاد میگیرد. یا کسی که توانمندی تحلیل بالایی دارد، با سرعت بیشتری تحلیل گزارش‌ها را انجام می‌دهد.
برخی توانمندی ها ذاتی هستند یا. یک استعداد درونی هستند. مثل برونگرایی، همدلی و هوش. برخی نیز قابل یادگیری هستند. توانمندی ها به فرد کمک می‌کند تا فعالیت‌های ذهنی و فیزیکی را آسان ترانجام دهد. مثل استعداد خواندن، برون گرایی، درون گرایی، استعداد یادگیری، استعداد حفظ کردن کلمات و غیره.
Behavior به معنای رفتار به مجموعه واکنش‌های فرد در یک موقعیت خاص می‌گویند. برای مثال اگر شما در موقع رانندگی آرامش خود را در برابر رفتار بد سایر رانندگان حفظ می‌کنید، احتمالا دارای رفتار مدیریت خشم هستید. مشخص نمایید چه انتظاری از رفتارهای فرد در این شغل دارید .رفتار دارای ویژگی های زیر می‌باشد:
- رفتار قابل مشاهده است.
- واکنش معمول فرد به یک موقعیت مشخص است.
- به مرور زمان قابل یادگیری است اما زمان زیادی می‌برد.
مواردی همچون نتیجه مداری ،قدرت تاثیرگذاری و نفوذ ، ارتباطات موثر، ریسک پذیری، همکاری و کارتیمی ، ابداع و نوآوری ، مدیریت تغییر و مشتری مداری به عنوان شایستگیهای محوری مطرح هستند.
شرکت‌های بزرگ اغلب برای فرایند استخدام پاسخنامه‌های گسترده‌ای تهیه می‌کنند تا بتوانند براساس طیف وسیعی از انواع مدل شایستگی، افراد را گزینش کنند. استفاده از این روش در شرکت جانسون اند جانسون در سال 2005 منجر به جذب استعدادهای مورد نیاز و برتر شد .
در این نوع مصاحبه ها به میزان تناسب شایستگیهای داوطلب با سطح شایستگی مورد نیاز برای شغل مورد نظر پرداخته میشود. برای این مصاحبه لازم است که سوالات ساختار یافته شایستگی های فرد آماده شود و فرد برمبنای آن سوالات ارزیابی شود.معمولا 3 تا 5 سوال برای هر شایستگی پرسیده می شود .
مثال :اگر یکی از شایستگیهای محوری را “دست یابی به نتایج و بهبود عملکرد“ در نظر بگیریم . سوالات می تواند اینگونه باشد :
1- تصور کنید انتظارات مشتریان به طور روز افزون در حال افزایش است، چطور به این انتظارات پاسخ می دهید ؟
2- نیل به اهداف بزرگ بسیار سخت است، هدف بزرگی را ذکر کنید که در گذشته به آن دست یافته اید؟ چه نتایجی کسب کردید ؟
- پروژه ای را در نظر بگیرید که تیم در حال انجام آن است و شما مدیر آن هستید ، چطور بر مشکلات پروژه و تیم غلبه می کنید ؟
3-تیم مصاحبه گران
سومین رکن یک فرایند معتبر مصاحبه را تیم مصاحبه تشکیل می دهد. این تیم می توانند با استفاده از ابزارها، تست ها و آزمون ها به جمع آوری اطلاعات در مورد متقاضیان تشخیص تناسب آنها با شغل و سازمان مورد نظر و در نهایت تصمیم برای استخدام آنها بپردازند.
اعتبار یک فرایند استخدامی از مجموع اعتبار ابزارها و خبره بودن ارزیاب حاصل میشود. به همین دلیل است که انتخاب و آموزش ارزیابان و مصاحبه کنندگان از اهمیت و حساسیت زیادی برخوردار است. اولین نکته مهم در مورد این روش استخدام، تاکید و اصرار بر گروهی بودن ارزیابی هاست. ارزیابی انفرادی در معرض خطاها و اشتباهات بالقوه زیادی قرار دارد که در قسمت خطاهای ارزیابی درباره آنها صحبت کرده‌ایم. ارزیابی ممکن است تحت تاثیر برخوردهای اول یا آخر ارزیابی شونده قرار گیرد، از شباهت یا عدم شباهت ارزیابی شونده با خودش به اشتباه و خطا دچار شود و یا درگیر تله‌هایی شود که آنها را با نام خطای هاله ای، خطای تعمیم یا خطای گرایش به مرکز در ارزیابی افراد می شناسیم.
به همین دلیل است که تقریباً همه مسابقات ورزشی توسط تیمی از داوران مورد ارزیابی و قضاوت قرار میگیرد و یا تاکید میشود که دادگاه ها در رسیدگی به پرونده‌های قضایی از هیئت منصفه استفاده کنند.
وظایف تیم مصاحبه
ارزیابان، به ویژه مصاحبه کنندگان در فرایند استخدام وظایف مهمی به عهده دارد که بعضی از آنها عبارت است از :
- مطالعه دقیق رزومه یا فرم درخواست فرد برای اطلاع از سوابق و تجربه های متقاضی و طرح سوالاتی که میتواند به تکمیل این اطلاعات کمک کند.
- مطالعه شغل یا نقش مورد نظر و آشنا شدن با قابلیتها، مهارتها و دانش مورد نیاز شغل
- تسلط به مقررات و ضوابط استخدامی سازمان ذیربط از طریق مطالعه قبلی آنها
- آشنایی کامل با مدل شایستگی های شغل مورد نظر و مصادیق رفتاری آنها از طریق مطالعه قبلی آنها
- مواجهه مطلوب و مثبت با کاندیداها
- مشاهده رفتار و شنیدن موثر صحبت های کاندیداها برای درک کامل و دقیق آنها
- ثبت رفتارها و نشانه های رفتاری قابلیت ها و سایر اطلاعاتی که برای تصمیم گیری استخدامی مفید و لازم هستند
- پاسخگویی به سوالات ارزیابی شونده در مورد شغل سازمان ذیربط
- تحلیل اطلاعات حاصل از ارزیابی و انجام ارزیابی انفرادی
- حضور موثر در تیم ارزیابی و انجام ارزیابی تیمی مبتنی بر توافق و اجماع
مهارتهای مورد نیاز مصاحبه گر
برای انجام این وظایف و مسئولیت‌های حساس و تعیین کننده، ارزیابان باید توانایی ها و ویژگی های شخصی و شخصیتی قابل قبولی در حوزه ها و عرصه‌های ذیل داشته باشند:
- آشنایی با شغل یا نقش مورد نظر
- آشنایی با فرهنگ، اهداف و ماموریت و استراتژی های سازمان و واحد سازمانی مورد نظر
- آگاهی عمومی وسیع و گسترده در حوزه صنعت و کسب و کار مربوطه
- هوش هیجانی بالا به منظور کنترل احساسات شخصی و جلوگیری از غلبه عواطف و هیجانات در زمان ارزیابی
- آشنایی با زبان بدن
- حوصله، دقت و پیگیری گفتگو تا حصول نتیجه
- مهارت های ارتباطی قوی در گفتگو و مذاکره موثر
- دارای قضاوت های موفقیت قبلی در تصمیم گیری های مربوط به کارکنان
- داشتن شمع استعداد یابی و کشف علائم و انگیزه‌های دیگران
- خلاقیت در طرح سوال
- توانایی برقراری ارتباط منطقی بین داده ها و شواهد متفاوت و متنوع
- توانایی استنباط و استنتاج
- استقلال نظر و اعتماد به نفس
- مهارت در گفتگوهای گروهی معطوف به توافق و اجماع
همانگونه که پیداست بعضی از این ویژگی ها و توانایی ها از جمله موارد ۱ تا ۳ اکتسابی هستند و از طریق برنامه‌های آموزش ارزیابان می‌توان آنها را کسب و تقویت کرد و بعضی دیگر تا حدود زیادی جنبه شخصیتی دارند و با خلق و خوی دائمی یا تقریبا دائمی افراد مرتبط هستند. لذا همانگونه که گفته شد هم در انتخاب و هم درباره آموزش تیم مصاحبه باید دقت و حساسیت زیادی به خرج داد.
ترکیب تیم ارزیابی اهمیت زیادی دارد. این تیم باید مکمل یکدیگر باشند هر یک از منظر خاصی به ارزیابی شونده و قابلیتها، دانش و مهارت او توجه کند اما یک هدف واحد را دنبال کنند. بهترین تجربه های جهانی تیم های ارزیابی و مصاحبه معمولاً از سه نفر تشکیل می شود. اعضای تیم های ارزیابی سه گروه به شرح زیر هستند:
مدیران سازمان به ویژه مدیران اصلی
مدیران و کارشناسان حوزه منابع انسانی
مشاوران سازمان روانشناسان صنعتی و سازمانی
شاید مهمترین مهارت و توانایی های ارزیابان که باید آن را هم در انتخاب آن در آموزش آنها مورد توجه قرار داد، توانایی کنترل احساسات و عواطف و هیجانات در زمان ارزیابی و پرهیز از فرو افتادن در دام ها و طرح هایی است که مانع ارزیابی معتبر و منصفانه میشود. برای اطلاعات بیشتر در این باره به مقاله خطاهای ارزیابی مراجعه نمایید.