خلق برنامه ها و استراتژی های توسعه قابلیت ها و شایستگی های مدیران کلیدی
در این مقاله کاربرد های اثربخش توسعه شایستگی های مدیران اجرایی را توصیف نموده و نشان خواهیم داد که چطور برنامه ای که خوب طراحی شده و به دقت اجرا شود، هم سازمان و هم به مدیرانی که در آن شرکت می نمایند فایده می رساند. به هر حال قبل از اینکه شما در زمینه توسعه قابلیتهای مدیران اجرایی سرمایه گذاری نمایید توصیه میکنیم که با گامهای فرایندی که برای خلق برنامه ها و استراتژی های اثربخش مهم هستند آشنا شوید. میخواهید اطمینان حاصل کنید که یک فرآیند، استراتژی و یا برنامه ای داشته باشید که قابلیت های اجرایی مورد نیاز برای حل موفقیت‌آمیز چالشهای بازار را خلق نموده و استراتژی شما را به اجرا درآورد؟
همه تلاش‌های توسعه قابلیتهای مدیریت اجرایی چنانچه بخواهند موفق باشند باید با یک فرایند بنیادی قوی ساخته شود. در غیر این صورت به احتمال زیاد هدر رفتن وقت و پول را در پی خواهند داشت و ممکن است حتی سازمان را به نابودی بکشاند.
اگرچه ما برنامه ها، سیستم ها و استراتژی های توسعه مان را به طور ویژه طراحی میکنیم ولی فرایند یا مراحل خلق همه آنها یکی است. اگر این گام ها بر اساس اصول برداشته شوند نتیجه از بالاترین کیفیت ممکن برخوردار خواهد شد. گام های لرزان برداشتن یا میان بر زدن دردسر در پی خواهد داشت.
فرآیند 5 مرحله ای
اگر در حال ایجاد یک برنامه از طریق خود یا مشاور هستید برای کسب یک نتیجه خارق العاده یا اثرات چشمگیر قابل ملاحظه باید پنج مرحله زیر را طی کنید:
| مراحل فرآیند | فعالیت | برونداد |
| تحلیل و تحقیق
|
تجزیه و تحلیل اسناد شرکت مصاحبه بررسی سهام داران | یافته ها و توصیه ها طراحی اولیه برنامه ها و سیستم |
| طراحی | خلق ساختار و طرح اولیه برای سیستم و برنامه ها | عناصر سیستم، موضوع برنامه ریزی اهداف روی چارچوب ها و اهداف طرح |
| گردآوری مطالب توسعه یا منابع تدریس | آماده نمودن منابع و اسناد برای عناصر برنامه بهبود مواد آموزشی | تیم یکپارچه تدریس مطالب شرکت‌کنندگان / استاد |
| برنامه آزمایشی یا پایلوت | اجرای اولیه آزمون / ارزیابی | بازبینی های مورد نیاز |
| بهبود مستمر | ارزیابی مداوم اندازه‌گیری اثرات | بهبود مداوم |
- تحلیل و تحقیق (ارزیابی نیازها)
- طراحی
- توسعه مواد و منابع تدریس
- برنامه آزمایشی یا پایلوت
- پیگیری و بهبود مستمر گ
گام اول: تحلیل و تحقیق (ارزیابی نیازها)
تجویز بدون تشخیص خطا است. بدون شک تحلیل و تحقیق مهمترین گام در فرایند ۵ مرحله می باشد. متناسب کردن و انطباق برنامه توسعه قابلیتهای مدیران با استراتژی کسب و کار یک شرکت، نیازمند درکی عمیق از کسب و کار سازمان و چالش های رهبری است.
با تکمیل نمودن فعالیت های ذیل به این درک نائل خواهید آمد:
- مرور اسناد مربوطه برای ترسیم یک تصویر کلی از سازمان
- بررسی و مصاحبه با مدیران و سهامداران کلیدی
- مصاحبه با کارشناسان خارج از مجموعه
مرور مدارک ذیربط برای ترسیم یک تصویر کلی از سازمان برای کسب اطلاعات و آگاهی درباره:
- تاریخچه و عملکرد سازمان
- چالشهای بازار
- چشم انداز، ارزشها و اهداف استراتژیک
- اهداف کلیدی و آن چیزی که مدیران و مجریان بایستی بدانند تا قادر به برآورده نمودن این اهداف باشند.
- مسائل جاری مدیریت، چالش‌ها و فرصت‌ها
- چالشهای مهمی که در محیط کسب و کار در حال رخ دادن است و نیازمند پاسخ ها و مهارت های نو و تعدیل شده می باشد
مصاحبه و بررسی مدیران و سهامداران کلیدی
هدف این قسمت از تحلیل و تحقیق، درک چالشهای مهم مورد انتظار بازار و اولویت‌ها، استراتژی، ارزشها و چشم انداز سازمان است. همچنین به شما در کسب درک فرهنگ سازمان و اینکه چرا نیاز به تغییر دارد کمک خواهد کرد.
ما اجرای مصاحبه های نفر به نفر با نمونه‌هایی از مخاطبان هدف را توصیه می کنیم. سازمان های بزرگتر نیز ممکن است از بررسی سفارشی یا آنلاین برای دستیابی به تعداد بیشتری از مدیران با سرعت بیشتر و به صرفه تر استفاده نمایند. بررسی ها و مصاحبه ها به کشف قابلیت های ویژه (بینش، دانش و مهارت ها همچنین روش ها، تکنیک ها و رفتارها) مورد نیاز برای موفقیت امروز و آتی کمک می‌کند.
مصاحبه با متخصصان خارج از سازمان
دستیابی به دید تازه و عاری از سونگری نسبت به سازمان از چشم مجموعه متخصصان صنعت، مشتریان و مشاوران مهم است. این بخش از فرایند در کسب یک دید عینی تر از چالش‌ها و فرصت‌های سازمان مفید است و این به خاطر کسب آگاهی از دیدگاه بیرونی نسبت به سازمان و چالش هایی است که سازمان با آن روبروست و از دیدگاه یک متخصص در صنعت که اطلاعات دست اولی از صنعت دارد، بسیار ارزشمند است.
نتایجی که می توانید از مرحله تحلیل و تحقیق انتظار داشته باشید:
بر اساس تشخیص شما در گام اول باید قادر به تهیه گزارشی در زمینه این موارد باشید:
- چالشهای کلیدی کسب و کار و نیازهای اولویت بندی شده توسعه شایستگی های مدیران (بر اساس شکاف بین شایستگی های موجود و آنچه نیازمند آن هستیم)
- یک پیشنویس از شایستگی های مدیریتی مطلوب و فهرست اولویت بندی شده از شایستگی هایی که مدیران برای مقابله موفقیت‌آمیز با مهمترین چالشهای بازار، رسیدن به چشم انداز، پویا نمودن ارزش ها و اجرای استراتژی کسب و کارشان به آن نیاز دارد (این شایستگی‌ها اغلب به صورت مبنایی برای خلق ابزارهای کانون ارزیابی یا بازخورد ۳۶۰ درجه در فرایندهای توسعه مدیران به کار میروند.)
- پیشنویس طرح بلند مدت برای توسعه قابلیت ها و توانمندی های مدیران اجرایی، شامل ساختار پیشنهادی، و سیستم کلی (پیشنهادات سیستم معمولاً شامل اهداف و طرح مفاهیم برای توسعه شایستگی های مدیران کنونی و تسریع توسعه شایستگی های رهبران با پتانسیل بالا می باشد)
گام دوم: طراحی
در گام دوم اطلاعات جمع آوری و ارزیابی شده در مرحله تحلیل و تحقیق برای پیشبرد رویکردهای نوآورانه جهت رسیدن به اهدافی که در گام اول ارائه شد به کار میرود. گرچه مرحله تحلیل و تحقیق اغلب منجر به ایجاد یک طرح اولیه می شود ولی در مرحله طراحی ما نیازمند به خلق اسناد تفصیلی طرح هستیم.
این گام شامل موضوع کل سیستم، اهداف و طراحی هر یک از فرآیندها و عناصر برنامه در سیستم توسعه شایستگی های مدیران اجرایی میشود.
یک طرح موفق باید شامل عناصر ذیل باشد:
- شرحی از سیستم یا طرح استراتژیک بلندمدت برای توسعه شایستگی های مدیران، طرح تفصیلی چیزهایی که مدیران از طریق آن چرا، کی، کجا و چگونه پیشرفت می‌کنند ارائه نماید.
- همگرایی با چشم انداز ارزشها و اهداف استراتژیک سازمانی به نحوی که در مرحله اول تعیین شد.
- ارائه توصیف هایی از فرآیندها و برنامه شامل اهداف یادگیری، عناوین خاصی که باید پوشش داده شوند، و روش های یادگیری مورد نظر، همچنین توصیه های مقدماتی اساتید اگر از آنها استفاده می شود، باید ارائه گردد.
- یک تنوع از رویکرد های یادگیری عملی را باید ارائه دهد.
- استراتژی برای حصول اطمینان از انتقال یادگیری، به‌کارگیری و پیگیری، ارائه دهد تا هر یک از شرکت کنندگان در به کارگیری چیزی که در محیط کاری روزانه آموخته‌اند تشویق و حمایت شوند. این طرح، اساسی را برای مرور برنامه، همراه با تیم مشاوره فراهم خواهد کرد.
مرحله سوم: منابع تدریس و توسعه مواد و مطالب
برنامه های مختلف توسعه مدیران اجرایی به درجات گوناگونی به استفاده از متخصصان برون سازمانی به عنوان استاد تأکید می‌کنند. اما غالباً در تمام موارد لازم است متخصصان درگیر مطالب تدریس شوند.
اگر مشخص شود که برای اجرای گام دوم اساتید خاصی مدنظر هستند با آنها تماس گرفته شود تا آنها بتوانند کار را با تیم پروژه برای طرح تفصیلی جلسات یادگیری و آموزش و مواد و مطالب برنامه مورد نیاز آغاز کنند.
انتخاب مدرس
کلید انتخاب استاد انطباق مناسب اساتید، مشاوران و مدیران کسب و کار با ویژگی های نهایی مورد نیاز برای طراحی برنامه است. همچنین تیم پروژه شما باید استراتژی اش را بررسی و تحقیقاتش را انجام دهد، تا بهترین تناسب را تعیین کند.
آیا در جستجوی کسب اطلاعات از عملکردهای یک صنعت پیشرو هستند یا در جستجوی روندهای کلی مدیریت؟ آیا از تجارب فردی که برداشت کلی نسبت به صنعت شما دارد و یا با چندین شرکت در صنعت شما کار کرده است و یا تجربه خاصی در رابطه با یک رقیب پیدا کرده است می خواهید استفاده کنید؟
آیا از یک استاد نام آور که مدیران شما تحت تأثیر نامش خواهند بود میخواهید استفاده کنید (که مبلغ زیادی هم خواهد گرفت) یا فرد بسیار مناسبی که هنوز فارغ التحصیل نشده و یافتن او نیز مشکل تر است ولی به خوبی می تواند نیازهای شما را برآورده کند؟
آیا از مدیران خودتان به دلیل این که دارای اعتبار هستند و شرکت را بیشتر از افراد برون سازمانی می‌شناسند میخواهید استفاده نمایید؟
زمانی که اساتید بیرونی انتخاب می‌شوند، آنها باید به طور خاصی در فرایند برنامه توسعه ادغام شوند. شما بایستی نشست های تیمی اساتید را در جهت تسهیل و برای کمک به درک کامل متخصصان بیرونی، از شرکت و ارتباط برقرار کردن با مدیران ارشد شرکت خود برگزار کنید.
نمونه ای از نشست های اساتید شامل موارد زیر است:
- ارائه خلاصه گزارشات توسط مدیران ارشد شرکت در خصوص شرکت و چالش های آن
- مرور کامل و نتایج تحلیل و تحقیق (گام اول)
- یک نگاه اجمالی به طرح تکمیلی با هریک از مدرسان برای مرور اهداف و فرایند آموزش مربوط به جلسه و فرایند یادگیری
- بحث درباره اینکه چگونه اساتید با جلسات یکدیگر ارتباط و پیوند برقرار خواهند نمود
هر روشی که شما انتخاب کنید هدف توسعه یک تیم به هم پیوسته است که یک تجربه یادگیری یکپارچه را به جای نمایش سخنرانان حراف ارائه نماید.
ایجاد مواد آموزشی
البته بهترین مدرسه دنیا بدون برخورداری از مواد و ملزومات آموزشی با کیفیت، ناموثر خواهد بود همه ما تاکنون در کارگاه‌های آموزشی حضور یافته‌ایم، جایی که به ما یک دفترچه صحافی شده به اندازه دفترچه تلفن پر از نمودار و فهرست تحویل می‌دهند که هرگز بار دیگر نگاهی به آنها نخواهد شد.
در تهیه مواد آموزشی، یک تیم پیشرفته باید این پرسش را مطرح کند که آیا مواد یادگیری و آموزشی موارد زیر را برآورده می‌کنند:
- جهت های استراتژیک ارزشها و اهداف و چشم انداز سازمانی را تقویت و ابلاغ می‌کنند.
- اهداف استراتژیک و چالشهای بازار را هدف قرار می دهد.
- شایستگی های مورد نیاز مدیران برای موفقیت را بهبود می بخشد.
- از یک چهارچوب متوازن برای تأکید بر جنبه های مفهومی و ایجاد شایستگی مدیریت و رهبری برخوردار است.
- یک مفهوم پیشتاز و عملی ارائه می‌کند.
- تاکید بر عمل و موفقیت عملی داشته و بازگو کننده جهان واقعی به جای تئوری های آکادمیک است.
هر برنامه مواد درسی که نتواند این معیارها را برآورده کند باید کنار گذاشته شود.
نتایجی که شما می توانید از گام سوم انتظار داشته باشید
پس از پایان مرحله تهیه مواد آموزشی و منابع تدریس، موارد ذیل باید تکمیل شودک
- مجمعی از اعضای مدرسان که گزینش انتخاب و آماده و برنامه ریزی سامانه انجام شده به وجود آید تا به صورت یک تیم واقعی به کار مشغول شوند.
- انتخاب و برنامه ریزی تسهیلات و مکان انجام شود.
نسخه‌های چاپی از موارد ذیل تهیه شود:
- اختصاص مواد آموزشی برای قبل از حضور
- مواد آموزشی داخل کلاس برای شرکت‌کنندگان
- تمرین های مورد نیاز و دستورات تکالیف
- مطالعات موردی
- مطالب دیداری و شنیداری
- راهنمای برنامه‌ریزی عملی و روزنامه شخصی
- یک فرایند ارزیابی و فرمها شامل یک معیار ویژه اگر مناسب برای اندازه گیری اثرات کسب و کار باشد
- پیگیری برای حمایت و پیگیری و به کارگیری چیزهایی که آموخته شده
- اگر اقتضا کند ایجاد سایت شبکه ای با طراحی سفارشی برای پشتیبانی از ارتباطات شرکت‌کنندگان، اشتراک، کار گروهی و یادگیری رویداد های قبل و بعد از کلاس
گام چهارم: برنامه آزمایشی
هنگامی که بحث توسعه شایستگی های مدیران اجرایی مطرح است حقیقت این است که فی نفسه برنامه آزمایشی در کار نیست هر بار که اولین برنامه ها را خلق کنید برنامه‌ای است که از طریق آن تلاش های شما مورد قضاوت قرار می‌گیرد.
هنگامی که با مدیران اجرایی کار می‌کنید بهتر است برنامه شما دست اول باشد و دست دوم نباشد. اگر شما به هدایت برنامه با مدیران اجرایی، اعتقاد ندارید می توانید آن را امتحان کنید یا بخشی از آن را با مدیران سطح پایین تر در سازمان تجربه کنید.
فرآیند یا برنامه جدید شما اکنون آماده اجرا است.
اجرا شامل گامهای ذیل می‌باشد:
- آزمون فرایند یا برنامه از طریق اجرای آن با شرکت کنندگان و سهامداران کلیدی
- فراهم آوردن تسهیلات برنامه برای دیدن برنامه های کلاسی
- ارزیابی نتایج برنامه آزمایشی
- بازبینی طرح، دوره تحصیلی، مواد درسی بهبود روش‌های آموزشی، استاد بر اساس نتایج ارزیابی برنامه آزمایشی
گام پنجم: پیگیری، تکمیل و بهبود مستمر
زمانی که برنامه آزمایشی کامل میشود و تماماً به اجرا درمی‌آید تصور نکنید که فرایند متوقف باقی می‌ماند. پالایش مداوم برنامه و فرآیند بسیار مهم است. تا کارایی برنامه ای که به دقت خلق کردید حفظ شود. و این به روش‌های زیر انجام میشود :
- مدیریت برای تکمیل شدن ارزیابی های شرکت کنندگان در هر جلسه و استفاده از آنها برای هدایت تجدیدنظر ها.
- اجرای ارزیابی های تکمیلی در 3 تا 6 ماه بعد، برای تعیین میزان بکارگیری و اثربخشی و در صورت تمایل خلق ابزار سفارشی برای سنجش اثربخشی
- اگر یک پرسشنامه رهبری ۳۶۰ درجه خلق کرده اید، مجدداً آن را اصلاح کنید تا در آینده برای اندازه گیری بهبود اثربخشی بتوانید از آن استفاده کنید.
- امکانات انتقال یادگیری و استفاده از پشتوانه و اثرات پیشرفت از طریق یک سیستم تکمیلی را فراهم کنید. ابزاری که بر اساس پایگاه داده ها به کاربران کمک می کند تا مرتبط به پیگیری و کامل نمودن دوره و اهداف و یک اولویت و پیشرفت در طول زمان بپردازند
پی جویی و تکمیل نمودن بهبود مستمر برای نگهداری یک برنامه پویا مهم هستند و نتایج زیر را به دنبال دارند:
- شناسایی نیازهای مضاعف توسعه و اهداف برای توسعه آینده
- ارائه منظم خلاصه گزارشات جهت ارزیابی و ارائه نتایج برای سهامداران کلیدی و هیئت مشورتی
- اندازه گیری اثر بخشی سیستم ها، برنامه ها و فرایندها
- ارائه شواهدی از اینکه چیز های آموخته شده به کار گرفته شده‌اند و اندازه گیری پیشرفت فردی و گروهی در تمام مدت
فرآیند طراحی چرخه سریع گروه توسعه مدیران
فرآیند 5 مرحله ای معمولا برای تکمیل شدن نیاز به ۶ ماه زمان دارد. برخی نگرانی را در این مورد بیان می‌کنند که در بعضی موارد فرآیند بسیار کند صورت می‌گیرد، طوری که مسئولین آموزش گاهی برای پاسخگویی سریع به نیازهای جدید برنامه ها و استراتژی ها توسعه شایستگی‌های مدیران تحت فشار قرار دارند.
با این وجود فرایند طراحی مرحله‌ای این مزیت ها را دارد:
- فرایند پنج مرحله ای به شدت زمان لازم برای برنامه و استراتژی های جدید را کاهش داده و کارآیی را افزایش میدهد.
- مدیران کلیدی و صف را درگیر کرده به نحوی که منتج به احساس مالکیت آنها نسبت به برنامه های جدید و استراتژی توسعه مدیریت میشود.
منبع: توسعه مدیران استراتژیک، پنج سرمایه گذاری بنیادین، تألیف جیمز اف بولت، مایکل مک گراث، مایکل دال ورث، ترجمه دکتر علی اکبر فرهنگی، دکتر بهرام مسعودی، انتشارات سازمان مدیریت صنعتی، 1390