با استفاده از توصيه هاي زير مي توانيد با موفقيت كامل افرادي را كه جلسات را بي نتيجه ميسازند كنترل نماييد:
- افراد حمله كننده با بيان نظريات و توضيحات كنايه آميز و نيش دار توجه حاضران را از موضوع اصلي سلب و به خود معطوف مي كنند و بدين وسيله قدرت شما را در اختيار خود مي گيرند. هنگام برخورد با اين مسئله روش زير را امتحان كنيد :
نقطه توجه (تمركز) آنها را با درخواست از آنها براي تبادل نظر با سايرين، آشكار و برجسته كنيد. اغلب آنها از اين كه نظرشان مؤدبانه رد شده است شرمنده خواهند شد.
- افراد انحصار طلب، سخنان را قطع مي كنند، حرف هاي نامربوط مي زنند و فكرشان را تكرار مي كنند زيرا آنها فقط از شنيدن حرفهاي خود لذت مي برند. در مقابل با اين افراد روش زير را امتحان كنيد :
منتظر بمانيد تا براي تنفس از جلسه خارج شوند. آنها را با صدا كردن اسمشان متوقف كنيد و به آنها هشدار دهيد كه نظرشان را گفته اند و بلافاصله از فرد ديگري دعوت كنيد تا در مورد موضوع مطرح شده اظهارنظر كند.
- افراد شكاك و ديرباور همه كارهاي شما و يا گفته هاي ديگران را غلط مي پندارند و تمام اشتباه ها و تقصيرها را به گردن فرد ديگري مي اندازند. در مقابله با اين افراد روش زير را امتحان كنيد :
قبل از شروع جلسه با آنها دوستانه صحبت كنيد و قاطعانه رفتار مورد انتظارتان را بيان كنيد. اگر در اين روش شكست خورديد، حرف آنها را با بيان اين كه شما به دنبال راه حل هستيد نه انتقاد، قطع كنيد. سپس از آنها بخواهيد همكاري كنند.
- افرادي با مطرح كردن موضوع هاي بي ربط كه جز اتلاف وقت ثمر ديگري ندارد، تلاش مي كنند توجه ديگران را از موضوع اصلي منحرف و معطوف موضوع ديگري كنند. با قاطعيت صحبت هاي آنها را قطع و هدف جلسه را دوباره بيان كنيد و از آنها بخواهيد به سؤالي پاسخ دهند كه توجه آنها را به موضوع اصلي معطوف مي كند.
- برخي افراد آگاهانه يا سهوا صحبت ديگران را قطع ميكنند، اين دسته از افراد در جلسات ناگهان بحث را به سمت خودشان منحرف مي كنند. مثلاً مي گويند : “بله اين درست همان مشكلي است كه من در واحد خودم داشتم. مي توانم پيش بيني كنم كه شما به كجا مي رويد و چه اتفاقاتي در آينده براي شما رخ خواهد داد.” شما بايد حرف اين دسته از افراد را قطع كنيد. مثلاً بگوييد : “بله، ولي من مايلم سخنان او را بشنوم و از نظرياتش آگاه شوم.” وقتي اين جمله را ميگوييد ابتدا به سمت فردي كه حرف وي را قطع كرده نگاه كنيد و سپس روي خود را به سمت او برگردانيد و منتظر شويد كه سخنان خود را ادامه دهد. در اين حالت افراد گروه هم از شما پيروي خواهند كرد.
- اين قاعده را براي تحت كنترل درآوردن افراد پرحرف و برجسته بكار ببريد : تا زماني كه هر يك از شركت كنندگان يك بار صحبت نكرده است، كسي دوبار صحبت نكند.
2- جلسه را درست سر وقت اعلام شده آغاز كنيد و به هيچ عنوان منتظر مدعوين غايب نشويد، زيرا در غير اينصورت وقت شناسي و توجه حاضران را بي ارزش كرده ايد. در زمان اعلام شده درها را ببنديد و رسميت جلسه را اعلام كنيد. هرگز موضوعات بررسي شده را براي افراد تازه وارد تكرار نكنيد و در پايان هر صورت جلسه نام افرادي را كه با تأخير وارد شده اند و مدت تأخير آنها را اعلام كنيد. در پايان سال تأخيرهاي كليه مدعوين را محاسبه كنيد و آن را به عنوان يكي از ملاك هاي ارزيابي عملكرد آنها در نظر بگيريد.
3- با اعضاي گروه رقابت نكنيد. نظرات آنها را پيش از نظر خود قرار دهيد.
4- به همه گوش كنيد. عبارت هايي ميان صحبت ها بكار بريد ولي قضاوت نكنيد.
5- كسي را در موضع دفاعي قرار ندهيد. فرض اين است كه همه نظرها ارزشمند است.
6- افراد برجسته را كنترل كنيد بدون آنكه آنها را از خود برانيد.
7- نكات را روي يك تابلو قابل ر‌ؤيت براي همه نگاه داريد. شركت كنندگان را مطلع سازيد كه كجا هستند و چه چيزي از آنها خواسته شده است.
8- به ديگران هم نوبت هدايت جلسات را بدهيد، كساني كه ياد مي گيرند كه جلسات را هدايت كنند، ياد مي گيرند چگونه شركت كنند.
9- بهره وري جلساتي را كه براي حل مشكلات برگزار مي كنيد با استفاده از عبارات پرسشي با واژه هاي زير افزايش دهيد : چه چيــزي … ؟ ، چرا … ؟ ، چگـونه … ؟ ، تا چه حد … ؟ ، به چه نحـو … ؟ ، آيا مي توانيد شـرح دهيـد كه … ؟ ، آيا مي توانيد مقايسه كنيد كه … ؟
10 با صاحب مشكل چك كنيد كه آيا نظرها ارزش دنبال كردن را دارد و آيا راه حل پيشنهادي رضايت بخش هست يا نه ؟ در پايان هر جلسه، يك جمع بندی كوتاه انجام داده و جلسه را ارزيابي كنيد. كارهاي انجام شده و اصلاحات مورد نياز را در صورتجلسه اي در دو ستون ذكر كنيد. اما عبارت هاي اصلاحي را هم با بيان مثبت بنويسيد. بطور مثال : بنويسيد : “جلسه كوتاه شود” نه اينكه “جلسه خيلي طولاني است.”
و بالاخره
11 – يك نفر را تعيين كنيد تا تمامي نظرها را روي وايت بورد بنويسد و در صورت امكان همين مطالب را تايپ كرده و به تعداد شركت كنندگان كپي بگيريد.
سایر مطالب مرتبط:
https://modirpedia.com/2017/04/15/%d8%aa%d9%88%d8%b5%db%8c%d9%87-%d9%87%d8%a7%db%8c%db%8c-%d8%a8%d8%b1%d8%a7%db%8c-%d8%ae%d8%b1%d8%a7%d8%a8-%da%a9%d8%b1%d8%af%d9%86-%d8%ac%d9%84%d8%b3%d8%a7%d8%aa-2/